Uma boa gestão é aquela que é construída com muita dedicação e inteligência. Em uma organização os problemas, acertos, erros e conquistas fazem parte do dia a dia. E a boa gestão na folha de pagamento faz parte desse processo — ela é uma das grandes dificuldades enfrentadas por uma empresa que deseja se manter constante e estável no mercado.

Essa gestão é imprescindível para o sucesso financeiro de qualquer organização, pois todos os registros dos colaboradores (salários, bônus, descontos, férias, faltas) ou quaisquer procedimentos trabalhistas realizados pela empresa em relação aos seus trabalhadores fazem parte desse sistema.

Quer entender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!

Saiba como melhorar a gestão da folha de pagamento

É importante destacar que a gestão da folha de pagamento foi facilitada pelo eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — criado pelo governo. As empresas comunicam de forma unificada as informações referentes aos seus trabalhadores. O eSocial otimizou os processos e assegurou maior produtividade.

Contudo, é necessário otimizar ainda mais esse processo. Uma das estratégias fundamentais é contar com um bom software de gestão da folha de pagamento, cujo objetivo é integrar todos os dados. É necessário que o software esteja integrado a todos os procedimentos relacionados à organização. Para ser mais eficaz e melhorar a gestão na folha de pagamento, observe as dicas a seguir.

Realize auditoria

A auditoria permite que todos os documentos e cálculos realizados em relação aos tributos trabalhistas dos colaboradores sejam submetidos à análise de um especialista no assunto, permitindo a prevenção de multas e processos trabalhistas.

Evite passivos trabalhistas

As empresas que não adotam a transparência de uma auditoria podem deixar de cumprir com as obrigações trabalhistas ou não efetuar o pagamento adequadamente dos encargos sociais. Algumas ações evitam que isso ocorra:

• estudar a legislação — muitas são as leis que devem ser seguidas e tributos que devem ser pagos com a finalidade de evitar passivos trabalhistas;
• comunicar-se — a comunicação entre os funcionários e a organização é importante para que eles possam expor suas críticas e dar sugestões. Isso permite com que a empresa saiba o que eles pensam e possa melhorar;
• valorizar a cultura corporativa — com isso, fica claro que ela prioriza seus colaboradores. Quando eles percebem esse cuidado, entendem que também existe responsabilidade por parte dessa organização em preservar seus direitos trabalhistas.

Existem outros cuidados que devem ser observados, como assédio moral, riscos no ambiente de trabalho, advocacia preventiva — as leis mudam constantemente e é importante o RH e o jurídico trabalharem em parceria para cumprir toda a legislação e, assim, reduzir os litígios.

Mantenha os recibos organizados e armazenados

Como a maioria dos processos agora é automatizada, os documentos físicos diminuíram, mas continua sendo necessário organizar documentos contábeis, assim como os holerites. Crie um arquivo eletrônico, faça backup desses arquivos e opte também por arquivar em nuvem. É importante manter a segurança desses documentos e restringir o acesso a eles.

Documentos organizados e bem armazenados em uma organização geram benefícios de produtividade — não há desperdício de tempo procurando por algo que pode ser facilmente encontrado.

Faça da tecnologia uma aliada

Com a ajuda da tecnologia foi possível agilizar o gerenciamento das tarefas, reduzir erros, valorizar o tempo, aumentar a produtividade, reduzir custos, comunicar com eficácia, ter mais integração, rapidez e eficiência em todos os processos — inclusive os de cálculos da folha de pagamento e padronização de todos os pontos necessários, melhorando o sistema da folha.

Acompanhe o workflow

O fluxo de trabalho da sua equipe deve ser acompanhado para simplificar a rotina, assegurar ajustes das ações, facilitar a interatividade nas trocas das informações e criar um processo de trabalho bem determinado.

O sucesso de um negócio é baseado em sua gestão. A gestão na folha de pagamento traz inúmeras vantagens para um negócio, como prevenção de despesas derivadas de multas e processos trabalhistas que decorrem de pagamentos errados de salários e benefícios.

Gostou do texto? Quer se tornar um expert no assunto? Então, aproveite a visita ao blog e leia o texto sobre Auditoria de Folha de Pagamento.