17 de março de 2023

Como a matriz de responsabilidades contribui para minha empresa?

grupo de trabalho com três pessoas conversa sobre a matriz de responsabilidades

Na prática, não existe nada que não funcione melhor quando há planejamento e organização. No entanto, não basta envolver gente realmente experiente e engajada. Para que um projeto tenha sucesso é preciso contar com direcionadores.

Ou seja, com pessoas responsáveis por garantir a entrega de cada etapa. Exatamente por isso, a matriz de responsabilidades é essencial. Afinal, ela designa os indivíduos e/ou as funções que serão encarregadas da execução das atividades e da entrega de cada fase do projeto, assegurando o cumprimento de cronogramas e ajudando a alcançar o melhor resultado possível.

Quer se aprofundar no tema? Continue lendo o post para entender melhor como funciona essa ferramenta que pode ajudar a sua organização a atingir mais sucesso no mercado!

O que é uma matriz de responsabilidades?

Uma matriz de responsabilidades é uma ferramenta utilizada pela gestão de pessoas no desenvolvimento de projetos, definindo os deveres que cada membro terá dentro do time ao longo do tempo. Inclusive, se você já ouviu falar em “matriz RACI”, saiba que se trata da mesma coisa.

O nome vem de um acrônimo que determina os papéis de cada um dos envolvidos. Veja:

  • R (Responsible) — é quem assume a responsabilidade de entregar o projeto;
  • A (Accountable) — é a autoridade que aprova as atividades, respondendo pela demanda;
  • C (Consulted) — é alguém geralmente mais experiente que serve como conselheiro ou consultor para o projeto;
  • I (Informed) — é quem deve ser informado sobre a atividade por meio de avisos acerca da conclusão dos fluxos.

Como é possível utilizá-la?

Na prática, no âmbito empresarial, é possível potencializar a matriz de responsabilidades, otimizando-a. Nesse caso, porém, é indispensável seguir algumas medidas cuja implementação deve visar a esse fim, por exemplo:

  • ter as definições da matriz RACI sempre por perto no cotidiano organizacional;
  • manter a matriz de responsabilidades devidamente alinhada aos planos e aos objetivos institucionais;
  • evitar ao máximo quaisquer tipos de generalidades administrativas;
  • voltar — e preservar — o foco nas decisões, nas metas estabelecidas e nas tarefas;
  • adotar sistemas de gerenciamento de projetos com enfoque na matriz de responsabilidades e, claro, na automatização dos processos.

Quando utilizar a matriz de responsabilidades?

De maneira geral, não existem restrições quanto à utilização da matriz RACI. Ou seja, é viável recorrer à ferramenta na execução de praticamente qualquer atividade empresarial.

No entanto, há, sim, determinados casos em que o seu uso será recomendável, como:

  • quando os integrantes das equipes estiverem apresentando dúvidas frequentes e promovendo reuniões constantes para estabelecer quais serão os responsáveis por uma tarefa;
  • quando não estiver claro para os envolvidos no projeto quem deve ser informado e estar a par dos fluxos e a quem recorrer para eventuais consultas;
  • quando houver dúvidas acerca de quem é o responsável pela aprovação do que vem sendo — ou será — feito.

Quais são os tipos de matrizes de responsabilidade?

O conceito é apenas um. A ideia é construir uma matriz tal qual as usadas na Matemática. Então, são cruzadas as linhas e as colunas: nas primeiras, você elencará as atividades do projeto (ou da organização) e, nas últimas, relacionará os integrantes da equipe.

Nas células que se formam com o cruzamento de linhas e de colunas, a marcação com a letra correspondente (R, A, C e I) define quem será o responsável por cada tarefa em cada uma das etapas.

No entanto, é, sim, possível adaptar a matriz RACI às peculiaridades de cada empresa ou de cada projeto. Há, por exemplo, quem prefira subdividir as atividades ou as fases em subgrupos.

Além disso, existe quem prefere ajustar a matriz e inserir novas funções — como um M (manager), que gerenciará a entrega, um B (backup), para substituir o responsável se for necessário, e assim por diante.

Quais são os benefícios de adotá-la?

Como toda ferramenta, é preciso haver clareza do que a matriz de responsabilidades pode oferecer para, então, potencializá-la. A seguir, fique de olho em alguns benefícios da matriz RACI!

Formalização de responsabilidades

Na prática, isso evita aquela clássica confusão que ocorre nas organizações: ninguém sabe quem é o verdadeiro responsável por cada atividade. Assim, sem a necessária clareza sobre as atribuições, o andamento do projeto pode ser prejudicado pelo esquecimento de tarefas, pela perda de prazos ou até por desentendimentos internos, quando, por exemplo, existem dúvidas sobre a liderança.

Identificação e resolução de pequenos problemas

O gerenciamento de projetos com base na matriz RACI é focado em:

  • identificar eventuais problemas;
  • resolver os conflitos nas funções;
  • revisar a categorização das funções;
  • fornecer à equipe uma oportunidade de feedback.

Nesse contexto, vale a pena fazer uma reunião de avaliação de resultados e trabalhar os pontos que precisam ser fortalecidos.

Viabilização do alcance de melhores resultados

Os cronogramas do projeto normalmente se prejudicam com a duplicação desnecessária de tarefas e de responsabilidades. Portanto, usar a matriz RACI é uma excelente forma de aproveitar os recursos humanos estrategicamente, inclusive maximizando as potencialidades individuais.

Aumento do controle dos prazos

Quanto maior for o projeto, mais variadas serão as funções e as áreas operando em conjunto para alcançar o resultado esperado. No contexto empresarial, isso requer uma gestão de processos excelente e que verdadeiramente mantenha a integração e a sintonia de todos.

Usar uma matriz de responsabilidades simplifica o fluxo de atividades. Na verdade, mais do que isso, existem diversos outros benefícios que garantem o cumprimento dos prazos, como:

  • a divisão e a priorização de etapas de acordo com a urgência e com a relevância delas no projeto;
  • a facilitação do acompanhamento e da execução das tarefas;
  • a implementação direcionada de mudanças para melhorar a execução das atividades;
  • a facilitação da documentação das estratégias individuais e da identificação dos desvios de processos.

No dia a dia, nem sempre é tão fácil implementar a matriz RACI dentro da realidade de um determinado empreendimento, já que existem incontáveis peculiaridades internas que podem representar obstáculos para a adoção literal dessa ferramenta. No entanto, como dito, ainda que seja impraticável a aplicação da matriz de responsabilidades do modo como ela foi criada, é viável adaptá-la levando em conta a natureza da sua organização.

Assim, em resumo, o ideal é considerar a possibilidade de recorrer à matriz de responsabilidades na sua empresa e nos seus projetos — havendo ou não necessidades de ajustes.

Dessa forma, será possível assegurar o bom andamento dos processos a partir do mapeamento de todas as partes que estão envolvidas, com a atribuição de funções a cada pessoa. Acredite: a médio e longo prazo, você verá ganhos de qualidade e de competitividade e uma expressiva redução dos custos.

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