mulher utiliza a comunicação no trabalho de forma híbrida

Comunicação no trabalho híbrido [melhores práticas]

A comunicação no trabalho está exigindo mais atenção dos gestores e das áreas de Recursos Humanos. Manter a qualidade dos canais de comunicação interna e a continuidade dos fluxos de informação entre pessoas e equipes é uma tarefa que se tornou ainda mais desafiadora após a crescente adoção do modelo híbrido nas empresas.

Como já dissemos anteriormente, o modelo híbrido de trabalho está se consolidando no mundo. O formato vem sendo adotado com mais consistência depois que as empresas passaram pelo período de urgência da crise sanitária, em 2019 e 2020.

A partir de 2021, as organizações começaram a retornar ao presencial, mas este retorno foi parcial. O modelo híbrido se tornou a alternativa preferida entre os colaboradores, superando o presencial e, também, o remoto.

Segundo o Relatório de Tendências de Gestão de Pessoas 2022, publicado pelo Great Place to Work, entre as empresas que adotaram o trabalho híbrido neste ano, 39,5% delas apontaram a comunicação entre as equipes remotas e presencias como principal dificuldade até aqui.

Por ser um elemento dinâmico, a comunicação no trabalho deve receber um olhar estratégico e acompanhar esses movimentos para que seja efetiva e continue a sustentar a operação e o desenvolvimento das empresas.

  • Como desenvolver a comunicação no trabalho híbrido favorecendo a colaboração e a criatividade?
  • Quais são as barreiras a serem vencidas para que a comunicação híbrida seja efetiva?

São esses os questionamentos que nos levaram a mergulhar no tema. Trouxemos observações que vão contribuir com a melhoria da comunicação em ambientes híbridos de trabalho e o sucesso de empresas que fizeram a opção por este modelo e, agora, precisam manter o ritmo de crescimento.

Comunicação Híbrida deve ser o padrão

A primeira observação importante é que o modelo híbrido de comunicação precisa ser adotado como padrão por todas as pessoas que trabalham em empresas que estão operando no formato híbrido. Assim, mesmo aquelas(es) profissionais que trabalham no modelo totalmente remoto ou totalmente presencial devem seguir as orientações do formato híbrido de comunicação.

Como veremos mais adiante, a implementação do modelo híbrido de comunicação é um avanço e favorece a empresa em diversos aspectos. No entanto, se as melhores práticas não forem compreendidas e adotadas pela totalidade da força de trabalho, a qualidade dos canais híbridos de informação será comprometida e afetará negativamente o desempenho da empresa.

Comunicação no Trabalho [síncrona e assíncrona]

Antes de seguirmos para a sugestão de ações táticas para desenvolver a comunicação híbrida, é importante reforçar dois conceitos fundamentais:

Comunicação Síncrona [tempo real]

No caso da comunicação síncrona no ambiente híbrido, nos referímos a situações em que estamos trocando informações por telepresença e, portanto, as respostas são fornecidas no exato momento da conversa. Entre alguns exemplos de comunicação síncrona podemos citar conversas e reuniões realizadas por:

  • Telefone;
  • Vídeo chamada;
  • Vídeo conferência.
  • Conversas presenciais
  • Mensageiros instantâneos
  • Meetups presenciais

Comunicação Assíncrona [com espera]

No caso da comunicação assíncrona, a conversa não se desenvolve em tempo real. Assim, as respostas não precisam ser fornecidas naquele exato momento. Neste caso, estamos nos referindo à troca de informações em canais como:

  • Email
  • Mensagens por aplicativo
  • Plataformas colaborativas de gestão
  • Plataformas de comunicação
  • Intranets
  • Compartilhamento de arquivos
  • Mensagens de áudio e vídeo

Conhecer o conceitos e saber identificar os canais síncronos e assíncronos é importante porque a comunicação híbrida eficiente é o equilíbrio entre os dois formatos.

Agora, vamos apresentar um passo a passo para estabelecer um modelo de comunicação no trabalho que seja eficiente e permita que as pessoas troquem informações de maneira produtiva e colaborativa.

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[Auditoria] de Comunicação Interna

Para iniciar uma auditoria de Comunicação Interna é importante que você saiba com antecedência como está a distribuição da força de trabalho da empresa em relação aos modelos de trabalho existentes.

Faça um levantamento para saber quantos estão atuando nos modelos presencial, remoto e híbrido e quais são as escalas de trabalho.

Depois de avaliar o volume de profissionais operando em cada modalidade, é hora de mapear a estrutura e os canais atuais de comunicação interna utilizados pela empresa.

O objetivo da auditoria é identificar todos os pontos de contato entre os colaboradores e saber em quais canais eles estão investindo mais tempo. Para isso, siga os passos a seguir:

Pontos de contato

Crie uma lista com os pontos de contato da empresa e exemplifique a sua utilização.

Frequência de eventos

Em seguida, determine uma estimativa da frequência com que esses encontros são realizados.

Modelo de Comunicação

Por fim, aponte quais modelos de comunicação (síncrono ou assíncrono) são utilizados para cada ponto de contato.

Realize esta avaliação em cada um dos departamentos da empresa. O objetivo é identificar quais pontos de contato absorvem mais tempo dos profissionais e qual é a efetividade das atividades síncronas e assíncronas.

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Ao final deste primeiro processo, você terá um template como este. Mas é importante salientar que cada organização possui características próprias e as informações vão, e devem, variar de acordo com cada tipo de empresa.

Comparativo entre setores

A próxima ação é realizar um comparativo entre os setores e avaliar quais são os pontos de concordância entre tempo investido e produtividade.

Estrutura tecnológica

Avalie qual é a estrutura tecnológica que a sua empresa oferece para que os colaboradores em condições de mobilidade possam realizar o seu trabalho à distância de forma efetiva.

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Hora de ouvir as pessoas

Agora que você já tem uma fotografia da sua estrutura de comunicação interna e criou templates para avaliar cada um dos canais e pontos de contato, é a hora de ouvir o que o seu time pensa sobre tudo isso.

Realize uma pesquisa com as pessoas de cada um dos setores para conhecer as preferências e buscar o equilíbrio entre atividades síncronas e assíncronas. Sua pesquisa deve abordar esses aspectos juntamente com a produtividade. Faça perguntas como:

  • Quais são os canais preferidos para cada um dos pontos de contato?
  • Em quais horários do dia a pessoa se sente mais produtiva?
  • Em que momentos ela prefere estar disponível para reuniões em grupo?
  • Quais situações síncronas poderiam se tornar assíncronas?

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[Política de Comunicação Híbrida]

Com os resultados desta auditoria, você será capaz de responder às perguntas que vão delinear a política de comunicação híbrida da empresa.

  • Como as atividades do dia a dia devem ser comunicadas às equipes?
  • Como são feitos os anúncios importantes que afetam a empresa como um todo?
  • Como serão conduzidas as reuniões confidenciais e as conversas 1:1?
  • Em quais momentos a comunicação síncrona é necessária?
  • Pessoas remotas estão inseridas nas conversas face a face?
  • Quais serão os canais de comunicação remota? Todos têm acesso?
  • Em quais momentos as câmeras devem estar ligadas?

Comunicação Híbrida + Valores

A política de comunicação híbrida vai orientar a organização em todos os processos de troca de informações entre as pessoas. A política vai estabelecer os limites e o equilíbrio entre a comunicação síncrona e assíncrona, contribuindo com a produtividade das equipes.

Para isso, é importante que o documento esteja pautado por valores que devem permear e justificar todas as orientações. Assim, a política de comunicação torna-se um importante instrumento de organização do trabalho, valorização das pessoas e de promoção do bem-estar e da saúde mental.

Aspectos positivos do modelo híbrido de comunicação no trabalho

Assim como o modelo de trabalho híbrido, a comunicação híbrida também representa uma evolução na maneira como as empresas funcionam. Entre os principais benefícios que o modelo híbrido de comunicação proporciona, podemos citar:

Ganho de agilidade e produtividade

A comunicação híbrida no trabalho exige normas claras. Quando todos entendem a necessidade de seguir esses padrões e atuam de maneira disciplinada, o fluxo de informação é acelerado, dinâmico e participativo.

Mensuração da comunicação no trabalho

Com a adoção da comunicação híbrida como padrão, os canais de informação e o engajamento das pessoas nesses canais passa a ser mensurável. Assim, é possível ter uma percepção de obstáculos, boas práticas e promover melhorias.

Promoção da cultura da confiança

Manter a comunicação híbrida é um exercício compartilhado de responsabilidade e confiança. Quando este modelo é incorporado no dia a dia das equipes, cresce o sentimento de pertencimento, transparência e confiança mútua.

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Conclusão

Como é possível perceber, implementar a comunicação híbrida no trabalho não é uma decisão binária (top down). É importante que todos sejam ouvidos para que o melhor modelo seja encontrado.

Envolver todos os setores da empresa ao buscar as melhores soluções de comunicação é um exercício que vai impactar nos resultados de forma geral. Assim, encare este desafio como a busca por uma solução que vai beneficiar todos os atores do seu negócio, promovendo a eficiência operacional e a saúde mental das pessoas.

Uma maneira inteligente de mapear o modelo de comunicação no trabalho e implementar um projeto de mudanças e melhorias é partir de um diagnóstico organizacional. Criamos um ebook falando em profundidade do diagnóstico. Faça uma leitura e entre em contato com a gente. Teremos satisfação em contribuir com a melhoria dos processos de comunicação da sua empresa.

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