O e-Social já é uma realidade — e, até 2019, deve atingir todas as empresas e entidades que possuem funcionários registrados. Para garantir a conformidade com as exigências do Governo Federal, é preciso estar atento às demandas e efetivar a auditoria de folha de pagamento.
Se você procura mais informações sobre o assunto, chegou ao conteúdo certo! No post, você entenderá um pouco mais sobre os principais critérios de utilização do e-Social e conhecerá processos que devem ser alinhados na sua empresa para garantir o sucesso no envio.
Preparado? Vamos em frente e boa leitura!
A importância de conhecer o e-Social
O e-Social é um projeto do Governo Federal que objetiva unificar o envio de informações do empregado pelo empregador, simplificando a remessa de dados pertinentes a obrigações como RAIS, a DIRF, a SEFIP e o CAGED. Na prática, o arquivo atuará como um sintetizador de rotinas, uma vez que elimina a necessidade de encaminhar informações isoladas sobre rotinas fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
A importância do e-Social, no que compete aos gestores de RH, é inquestionável. Com prazo para acontecer (o cronograma de implantação prevê que todas as empresas e entidades estejam preparadas até 2019, no máximo), a obrigação deve ser uma prioridade para as organizações.
O motivo é simples: ao prever a aplicação de sanções e multas por irregularidades e inconsistências, é imprescindível que as empresas se dediquem a entender as exigências e adequar seus processos, assegurando a conformidade de seus arquivos e evitando prejuízos.
O alinhamento às exigências do e-Social
A entrega do e-Social está condicionada a uma série de medidas que a precedem. Afinal, o envio do arquivo é, na verdade, o resultado de uma sequência de atualizações e validações. Para garantir a aderência das informações, é indispensável que haja, por exemplo, a revisão de processos e a atualização de cadastrados (da empresa e dos funcionários), que são a essência do arquivo.
Também é importante que os sistemas utilizados para a gestão de rotinas do departamento pessoal sejam escaneados e que sua eficiência às demandas do eSocial sejam confirmadas.
A ausência de campos obrigatórios ou a dificuldade de fechar as informações em um único item, por exemplo, certamente serão prejudiciais à empresa e podem comprometer a saúde fiscal do negócio.
Auditoria de folha de pagamento e migração para o e-Social
A auditoria de folha de pagamento desponta como um dos passos fundamentais para viabilizar a migração do e-Social e garantir a conformidade do envio. Nessa etapa, o responsável deve checar quais os itens de controle e observar se há desvios ou inconsistências nas informações.
O momento exige que você se certifique de:
- confirmar os cadastros e os documentos exigidos pelo INSS e pelo Ministério do Trabalho;
- revisar valores de pagamento variável, tais como horas extraordinárias e comissões;
- confirmar a aderência dos processos tecnológicos de gestão às demandas do e-Social para folha de pagamento;
- implantar rotinas de envio mensal (no caso de eventos periódicos) e esporádicos (no caso de eventos não periódicos).
De forma geral, o e-Social contribui para otimizar o tempo gasto no cumprimento das obrigações pertinentes à gestão de funcionários. A sistemática centraliza dados, reduz a incidência de erros (por retrabalho e redigitação), proporciona informações sempre atualizadas e, por isso, acaba por reduzir custos operacionais.
Por fim, um último lembrete: se a sua empresa ainda não está preparada para atender ao e-Social, é preciso correr. Uma boa alternativa é começar pela auditoria de folha de pagamento e assegurar a conformidade dos processos.
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