O Departamento Pessoal das empresas é um setor que sempre acompanhou a evolução da Gestão de Pessoas no mundo do trabalho, um componente fundamental para o sucesso das organizações em diversos aspectos.
A coerência e assertividade nas rotinas de DP vêm se tornando cada vez mais um fator decisivo para qualquer negócio. As constantes mudanças impostas pelo avanço da tecnologia sobre nossas vidas e sobre a operação das empresas impõem um novo ritmo e um novo olhar, mais apurado, sobre o Departamento Pessoal.
Neste conteúdo vamos fazer um mergulho nas rotinas e funções do DP e mostrar que um olhar mais estratégico sobre este setor vai resultar em benefícios tangíveis para o negócio. Você vai perceber que os resultados positivos vão além da burocracia trabalhista e geram ganhos para todas as estruturas da empresa.
Vamos iniciar respondendo às perguntas mais diretas:
- O que é o Departamento Pessoal?
- Quais são os setores que compõem o Departamento Pessoal?
Em seguida, vamos abordar aspectos mais estratégicos:
- Eficiência financeira no Departamento Pessoal
- Segurança jurídica e trabalhista
- Departamento Pessoal e marca empregadora
Acompanhe a leitura e saiba como é possível ter retornos práticos com a eficiência financeira e operacional do Departamento Pessoal da sua empresa. É importante observar que o DP vai “acompanhar” o colaborador durante todas a jornada como funcionário da empresa.
Observar esse aspecto é importante para perceber quanto o Departamento Pessoal contribui com o desenvolvimento e a produtividade do negócio de maneira direta e indireta.
O que é o Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal é o setor da empresa responsável por fazer o gerenciamento de todas as obrigações trabalhistas que a empresa tem na relação com seus funcionários. Portanto, é o DP que lida com a documentação e realiza as funções burocráticas que estão por trás das admissões, manutenção e desligamentos de empregados.
O DP é um setor técnico e operacional que executa as rotinas relacionadas ao pagamento de funcionários, gerenciamento de benefícios, registros de ponto, horas extras, férias, atestados e afastamentos. Além disso, o Departamento Pessoal é a interface da empresa na relação com o Ministério do Trabalho e os sindicatos.
Quais são setores do Departamento Pessoal?
O DP é um setor abrangente. Fazer o gerenciamento de todas as rotinas e documentos relativos à força de trabalho, dando conta das relações burocráticas entre empregadores, empregados e seus representantes legais e no governo não é uma tarefa simples.
Portanto, a estrutura de um Departamento Pessoal ágil geralmente é dividida em áreas que são responsáveis por atividades de segmentos específicos do setor. Assim, as rotinas são distribuídas e, desta forma, o DP se torna mais organizado e com operações mais fluidas.
A divisão do DP em áreas pode variar de acordo com o porte da empresa. De maneira geral, a estrutura mais comum de setores é:
Admissão
O setor de Admissão é o responsável por efetivar a contratação de profissionais. Ou seja, depois que os novos colaboradores foram aprovados nos processos de Recrutamento e Seleção da empresa, este setor do DP vai assumir a tarefa de solicitar, reunir e arquivar todos os documentos e exames necessários à contratação.
É o setor de Admissão, no Departamento Pessoal, que vai formalizar o contrato de trabalho e assinar a Carteira de Trabalho do novo colaborador. Somente após esta etapa, o novo funcionário está “liberado” para prosseguir para os processos de integração e onboarding.
Funções relacionadas:
- Documentação dos profissionais
- Controle de exames admissionais
- Alinhamento e assinatura de contrato de trabalho
- Retenção e assinatura da Carteira de Trabalho
Compensação
Assim que o colaborador inicia as suas atividades na empresa, a “frequência” passa a ser monitorada e as horas de trabalho começam a ser contabilizadas. Desta forma, o setor de Compensação inicia a sua atividade.
Manter as rotinas de Folha de Pagamento e benefícios dos colaboradores, gerenciar os pedidos de afastamentos, atestados, férias e as obrigações legais da empresa junto aos órgãos sindicais e federais estão no escopo da Compensação.
A espinha dorsal deste setor é a Folha de Pagamento. O gerenciamento da folha é uma atividade focal que demanda um trabalho meticuloso na execução e acompanhamento das rotinas. É fundamental garantir que todos os direitos estão sendo preservados e que os pagamentos estão sendo realizados com pontualidade, conforme estabelecido em contrato e de acordo com o sistema de leis vigente.
Atividades relacionadas:
- Controle de frequência
- Gerenciamento de benefícios e encargos
- Rotinas de Folha de pagamento
- Gerenciamento de licenças e férias
Demissões e Desligamentos
Quando é necessário interromper a relação do colaborador com a empresa, por demissão ou aposentadoria, o setor de Demissões e Desligamentos é o responsável por conduzir a documentação do processo e efetuar o desligamento.
Assim, o DP vai providenciar o agendamento de exames médicos demissionais, calcular o acerto trabalhista, acompanhar a validação deste acerto junto ao sindicato da categoria, realizar o pagamento e encerrar o contrato de trabalho. Em alguns casos, o setor de Demissões também vai gerir a extensão de benefícios após os desligamentos.
De maneira semelhante, os mesmos princípios se aplicam aos desligamentos por aposentadoria. Aqui, é importante salientar que a aposentadoria é uma etapa importante da jornada do colaborar na empresa é necessita de um plano bem elaborado.
Como você pôde perceber até aqui, as atividades de Departamento Pessoal estão diretamente ligadas à relação entre o colaborador e a empresa durante todo o tempo da parceria. Sendo assim, fica claro que ter um DP conduzido de forma estratégica é determinante para que os colaboradores tenham uma experiência positiva.
Atividades relacionadas:
- Cálculo da rescisão, férias e demais benefícios
- Extensão de benefícios
- Controle de exames demissionais
- Encerramento do contrato de trabalho
- Cálculo de aposentadoria
A importância do Departamento Pessoal para as empresas
A seguir, vamos listar uma série de benefícios diretos e indiretos que estão atrelados à gestão precisa das rotinas de Departamento Pessoal. Estamos vivendo um momento de profundas transformações no mundo do trabalho e a eficiência operacional do DP pode representar a fronteira entre o sucesso e o fracasso de um negócio.
Departamento Pessoal e Eficiência Financeira
A Folha de Pagamento é um dos investimentos mais importantes da empresa. Além de significar uma fatia importante de recurso financeiro, incidem sobre a folha diversos impostos e regras trabalhistas que podem tornar este investimento oneroso e inviabilizar o negócio.
Ao garantir a saúde das rotinas financeiras atreladas à Folha de Pagamento, a empresa economiza recursos preciosos, interrompe custos desnecessários e fica protegida de futuras ações trabalhistas.
Departamento Pessoal e Segurança Jurídica
A legislação trabalhista no Brasil é relativamente nova e reconhecida pela sua modernidade. Apesar de a CLT ser um instrumento rígido de controle entre as relações de trabalho entre empregador e empregado, está sujeito a mudanças provocadas por circunstâncias externas.
Um exemplo que ilustra bem essas mudanças é a regulamentação do trabalho remoto e os impactos causados pela pandemia. Foram editadas medidas provisórias que afetaram diretamente as relações de trabalho.
As medidas impostas pela crise sanitária provocaram a emergência do trabalho remoto mudanças na jornada, afastamentos por doença, concessão de férias adiantadas. Algumas dessas medidas foram incorporadas à CLT.
Um DP estratégico está atento a todas as mudanças e promove os ajustes necessários para garantir que a empresa continue em dia com as suas obrigações trabalhistas. Não cumprir com essas obrigações significa que a empresa passa a correr o risco de ter que arcar com custos com passivos trabalhistas.
Departamento Pessoal e Marca Empregadora
O desafio de encontrar profissionais qualificados no mercado de trabalho cresceu bastante no mundo após a explosão do trabalho remoto. Áreas em que já era difícil contratar pessoas sofreram ainda mais com o fenômeno da “Grande Renúncia” causado pela crise sanitária.
Neste sentido, tornou-se ainda mais importante reter a mão de obra qualificada. Assim, oferecer uma experiência positiva em todas as fases da jornada do funcionário na empresa é determinante para a retenção desta mão de obra.
Por isso, ter um Departamento Pessoal bem estruturado e com processos que contribuam para que os colaboradores sejam surpreendidos positivamente é um fator estratégico. As rotinas de DP, quando bem executadas, contribuem para que a marca seja bem percebida pelos funcionários.
Além disso, a imagem positiva criada a partir dos processos de DP reflete, também, nos outros públicos de interesse do negócio (stakeholders). Portanto, as atividades de Departamento Pessoal devem ser pensadas de forma estratégica para que, em última análise, contribuam para o crescimento do valor de mercado da empresa.
Potência máxima: soluções de Departamento Pessoal para empresas
O primeiro ponto a ser observado quando uma empresa decide levar o DP ao desempenho máximo é a adoção de tecnologia. Este componente é essencial para a execução das rotinas de DP com a agilidade e o volume necessário.
O mercado de TI oferece sistemas robustos para que tornam possível o tratamento de dados em grande volume e a automatização de rotinas. Os softwares oferecem funcionalidades como:
- Otimização de rotinas administrativas;
- Análise qualificada de dados;
- Monitoramento do ponto dos funcionários;
- Automatização de tarefas repetitivas;
- Apoio no desenvolvimento e na melhoria de processos.
Soluções empresariais de Departamento Pessoa
Consultorias especializadas em Gestão de Recursos Humanos oferecem para o mercado soluções pensadas para colaborar com a eficiência dos setores de Departamento Pessoal. São serviços focados em gestão de DP que atendem a demandas gerais ou específicas, de acordo com a realidade de cada empresa.
Conheça algumas opções:
Estruturação e Implantação da área de Departamento Pessoal
Neste formato de Busines Process Outsourcing de Departamento Pessoal (BPO de DP), a consultoria contratada se torna responsável direto pelas rotinas de todo DP da sua empresa.
Processamento de Folha, Benefícios e/ou Ponto
Nesta modalidade, a consultoria realiza todos os cálculos e emissão de guias para pagamento da Folha.
Construção de Processos e Políticas de DP
A consultoria vai entender a rotina e as necessidades do seu negócio. A partir desta investigação, será construido um manual de processos e políticas internas para o seu departamento pessoal.
Auditoria de Folha de Pagamento, Benefícios e/ou Ponto
Um time de especialistas investiga a Folha de Pagamentos e identifica inconsistências que geram gastos desnecessários para a sua empresa.
Como a auditoria trabalhista pode contribuir para a empresa? Entenda!
Validação da Folha de Pagamento, Ponto e/ou Benefícios
A consultoria vai revisar, atualizar e validar a Folha de Pagamentos da empresa contratante.
Coordenação Técnica de Departamento Pessoal
Empresas que já contam com uma equipe de DP, podem contratar apenas a coordenação técnica para esta equipe. Assim, a consutoria vai orientar a execução das rotinas e procedimentos.
Mentoria de DP
Neste formato, as consultorias oferecem orientação personalizada de Departamento Pessoal, realizada por um especialista, com base nas necessidades de desenvolvimento dos profissionais que atuam no DP da sua empresa.
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Conclusão
Como foi possível perceber, as atividades de Departamento Pessoal vão além das rotinas do setor. Ter a capacidade de cumprir prazos e compromissos é o mínimo que se espera do DP.
Para que a área contribua estrategicamente com o negócio, é importante perceber que a experiência do funcionário depende destas rotinas e contribui para a formação de uma imagem positiva de marca.
Além disso, o Departamento Pessoal da empresa não deve consumir muita energia dos gestores do negócio. Pelo contrário, para que os gestores possam manter a sua atenção voltada para os fatores que levam o negócio adiante, precisam ter a segurança e a tranquilidade que uma operação adequada de Departamento Pessoal pode oferecer.
Se você acredita que o DP da sua empresa precisa se mais eficiente e quer ter a garantia de que os seus recursos estão sendo investido da melhor maneira, sem desperdício, fale com a gente. Teremos satisfação em realizar uma avaliação e colaborar com o desempenho do seu negócio.
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