Quem trabalha com recrutamento e seleção sabe que um contrato de trabalho não é oficializado no momento em que o candidato recebe o parecer positivo. Os documentos para admissão são a verdadeira porta de entrada de um profissional em uma empresa.
Essa documentação é uma exigência da legislação trabalhista. Qualquer deslize durante o pedido e, posteriormente, registro de dados, pode trazer sérios problemas. Por ser uma parte complexa e burocrática, é importante contar com ajuda para otimizar o processo. É a nossa intenção com este artigo. Continue a leitura e saiba mais!
Quais documentos para admissão são obrigatórios?
Antes de enumerar os documentos necessários para a admissão de colaboradores, é importante destacar que a empresa também deve fornecer ao candidato uma lista de documentos adicionais. Esses documentos são essenciais para completar o cadastro no e-Social e para garantir o acesso a benefícios obrigatórios, como o vale-transporte.
Contrato individual de trabalho, ficha de registro solicitando dados pessoais, declaração de dependentes e de rejeição ou de requisição do vale-transporte fazem parte deste combo. É necessário receber as fichas preenchidas junto a seguinte documentação obrigatória:
Contratação CLT:
- Atestado de saúde ocupacional, emitido pela clínica que realiza o exame admissional;
- Carteira de habilitação (CNH) original e cópia;
- Carteira de trabalho (CTPS) original e cópia da primeira folha;
- Certidão de nascimento ou casamento;
- Cópia do comprovante de endereço e de escolaridade;
- Cópia do RG e CPF;
- Cópia do título de eleitor;
- Foto 3×4;
- Homens entre 18 e 45 anos devem apresentar uma cópia do certificado de reservista;
- Número do PIS/Pasep;
- Registro profissional emitido pelo órgão da classe, caso o cargo exija, original e cópia;
- Caso o funcionário tenha dependentes, informações sobre eles para inclusão em planos de benefícios;
- Dados para depósito em conta bancária (número da conta e agência);
- Termo de responsabilidade (se aplicável);
- Termo de compromisso de sigilo e confidencialidade (se aplicável).
Contratação PJ (Pessoa Jurídica):
- Contrato social da empresa;
- CNPJ da empresa;
- Carteira de Identidade (RG), CNH e CPF do representante legal;
- Contrato de prestação de serviços entre a empresa e o profissional PJ;
- Dados bancários da empresa para recebimento dos honorários;
- Comprovante de regularidade fiscal da empresa.
Contratação Jovem Aprendiz:
- Cópia do RG e CPF;
- Contrato de Aprendizagem, conforme determina a Lei da Aprendizagem (Lei n.º 10.097/2000);
- Termo de Compromisso de Aprendizagem, assinado pelo aprendiz, responsável legal e empresa;
- Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se possuir);
- Carteira de trabalho (CTPS) original e cópia da primeira folha;
- Atestado de frequência escolar.
Contratação Estágio:
- Cópia do RG e CPF;
- Atestado de frequência escolar;
- Comprovante de residência;
- Histórico escolar;
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE), documento que formaliza a relação entre a empresa, o estagiário e a instituição de ensino.
Lembrando que a lista pode variar de acordo com a política interna da empresa e mudanças na legislação. Recomenda-se sempre consultar um profissional de RH ou contador para garantir conformidade com a legislação atualizada.
Quais documentos admissionais a empresa deve entregar para o colaborador?
O processo de admissão de funcionários envolve a entrega de documentos tanto por parte da empresa quanto do colaborador. Abaixo estão os principais documentos que a empresa deve entregar ao colaborador no momento da admissão:
- Contrato Individual de Trabalho;
- Ficha de Registro;
- Ficha de salário-família;
- Declaração de Dependentes (para fins de Imposto de Renda na fonte);
- Declaração de Rejeição ou Requisição do Vale-Transporte;
- Apólice de Seguro de Vida.
Quais documentos não podem ser solicitados?
A lei 9.029, de 13 de abril de 1995, considera que algumas práticas no momento da admissão e ao longo da jornada do colaborador são discriminatórias e passíveis de multa. É o caso de exame de gravidez e comprovante de esterilização (laqueadura ou vasectomia).
Já a lei 12.984 de 2014 estabelece de um a quatro anos de prisão, além de multa, para empresas que negam a contratação de pessoas com HIV. É proibido exigir qualquer tipo de atestado entre os documentos de admissão, bem como testar o profissional ou submetê-lo a qualquer tipo de avaliação periódica que comprove ou não a condição.
Também são considerados documentos de admissão que discriminam o futuro colaborador e não podem ser solicitados:
- Certidão negativa de débitos e históricos de órgãos de proteção ao crédito, como SPC e SERASA;
- Ficha de antecedentes criminais;
- Qualquer tipo de documento que comprove se a pessoa entrou com ações trabalhistas contra alguma empresa onde tenha trabalhado.
Qual é o prazo de entrega de documentos admissionais para o colaborador?
As informações para admissão de novos colaboradores têm prazo para serem enviadas. Com os avanços tecnológicos, o Governo Federal automatizou processos, como o eSocial, e migrou documentos para o formato online, como é o caso da Carteira Digital.
O colaborador pode baixar o aplicativo, fazer o login a partir do número de CPF e verificar as informações do novo contrato de trabalho em até 48 horas após o registro realizado pelo empregador.
Caso a empresa decida registrar o colaborador na CTPS física, deve devolver a carteira preenchida em até 48 horas. Os demais documentos originais e cópias autenticadas devem ser devolvidos em até 5 dias após a entrega.
Para as que já preferem utilizar só o documento digital, a boa notícia é que não é necessário anotar os dados duas vezes. Os dados registrados no eSocial alimentam automaticamente a Carteira de Trabalho.
O prazo para o cadastro do profissional encerra um dia antes de ele começar suas atividades na empresa. Ou seja, se ele começa a trabalhar no dia 2 de fevereiro, deve ser registrado no sistema do governo até o dia 1 de fevereiro.
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Por que criar um processo de recebimento e entrega de documentos?
O Artigo 41 do Decreto n.º 5.452, de 1.º de maio de 1943, estabelece que o registro do colaborador é obrigatório.
Em 2014, o Decreto n. 8373 definiu o uso do eSocial como sistema obrigatório para comprovar as admissões, comunicando ao Governo Federal de forma automatizada as informações listadas no início deste artigo.
De acordo com o Governo¹, o objetivo é “simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas”.
Empresas que deixam de realizar o registro dos colaboradores no prazo estão sujeitas à multa. ² Para se prevenir, é interessante criar um processo de recebimento e entrega de documentos, evitando perder prazos ou até mesmo esquecer de um item importante da lista.
Esse processo pode incluir:
- Um arquivo fechado em PDF com o checklist que disponibilizamos acima;
- Realizar a contratação apenas em um período do mês, para que as cobranças quanto a documentação e prazos sejam as mesmas para todos;
- Usar ferramentas que automatizam esse pedido, para o colaborador fazer o download dos arquivos em um portal.
Existe uma maneira ainda mais simples de otimizar o processo de contratação e evitar maiores problemas na etapa de admissão: a terceirização dos processos de admissão (APO).
Existem consultorias especializadas em gestão de pessoas que fornecem serviços de Terceirização de Processos de Admissão (APO). Esses serviços são muito benéficos para empresas que contratam um grande número de profissionais e querem aprimorar o aspecto burocrático. Além disso, essas companhias também buscam implementar um processo de recebimento e entrega de documentos mais rápido e eficiente.
De modo geral, a terceirização é um caminho inteligente não só para economia e agilidade, como para as estratégias de gestão de pessoas. Uma vez que receber os documentos para admissão está nas mãos de um parceiro de negócios que se dedica exclusivamente a isso, o time de pessoas ganha tempo para se dedicar a uma atuação mais estratégica.
Aproveite que está aqui e confira mais vantagens de terceirizar o processo de recrutamento e seleção.
Referências:
