O eSocial para empresas é um programa governamental criado para unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Isso é feito por meio de um sistema virtual vinculado à Receita Federal, Ministério do Trabalho, INSS e Caixa Econômica Federal.

Até 2017, a utilização do recurso era opcional, mas, em janeiro de 2018, passou a ser obrigatória para empresas com faturamento superior a 78 milhões de reais. A ideia é que até julho de 2019 todas as empresas do país estejam usando o sistema de forma integral.

Por ser uma ferramenta nova, a implementação do eSocial tem gerado muitas dúvidas entre os profissionais de RH. Pensando nisso, explicaremos neste post tudo o que você precisa saber para se adaptar ao sistema. Confira a seguir!

Informações relevantes exigidas pelo eSocial

Por mais que o sistema pareça complexo, seu funcionamento simplifica o envio de informações para diversos órgãos públicos. Em vez de preencher formulários individuais, basta inserir os dados necessários na plataforma integrada do eSocial.

Entre as informações concentradas na ferramenta estão:

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

Os dados fornecidos dizem respeito a informações cadastrais do empregador e detalhes importantes sobre os funcionários, como admissões, desligamentos, turnos trabalhados, aviso prévio e monitoramento da saúde, entre outros.

Penalidades relacionadas ao programa

Empresas que deixarem de transmitir os dados estão sujeitas a multas. São, no mínimo, 1,5 mil reais pelo não envio da escrituração digital.

No entanto, esse valor pode aumentar com o acúmulo de punições previstas em lei pela omissão de declarações que estão sendo substituídas pela ferramenta. Não informar a admissão de um colaborador dentro do prazo, por exemplo, pode gerar uma penalidade de 3 mil a 6 mil reais para o empregador, segundo o artigo 47 da CLT.

Realizar uma auditoria de processos de Departamento Pessoal neste momento, é importante para corrigir qualquer inconsistência que possa gerar passivos trabalhistas e trazer custos desnecessários.

Cronograma de implementações

A implementação obrigatória do eSocial está sendo realizada por etapas. São cinco fases com prazos diferentes para três perfis de organizações: grandes empresas (faturamento superior a 78 milhões de reais), demais empresas (incluindo MEI) e empresas públicas. Veja as datas no cronograma abaixo.

1. Cadastros do empregador e tabelas — janeiro/2018 para grandes empresas, julho/2018 para as demais empresas e janeiro/2019 para empresas públicas.
2. Informações sobre empregados e seus vínculos (como admissões, desligamentos e afastamentos) — março/2018 para grandes empresas, setembro/2018 para as demais empresas e março/2019 para empresas públicas.
3. Folhas de pagamento — maio/2018 para grandes empresas, novembro/2018 para as demais empresas e maio/2019 para empresas públicas.
4. Substituição da GFIP — julho/2018 para grandes empresas, janeiro/2019 para as demais empresas e julho/2019 para empresas públicas.
5. Dados sobre segurança e saúde dos colaboradores — janeiro/2019 para grandes empresas, janeiro/2019 para as demais empresas e julho/2019 para empresas públicas.

Impacto do eSocial no RH das empresas

A implementação do eSocial demanda organização e esforço das equipes de RH. Pode ser que a ampliação da equipe seja necessária para colocar em prática as tarefas exigidas pelo programa. Também é preciso treinar os colaboradores que já estão na empresa para usar a ferramenta corretamente, o que requer tempo e dedicação de todos os envolvidos.

Porém, em longo prazo, o sistema é capaz de trazer diversos pontos positivos. Com o eSocial, os profissionais ficam mais tranquilos em relação a possíveis abusos trabalhistas, já que as organizações estão sob auditoria constante dos principais órgãos fiscalizadores do país.

Além disso, a utilização do sistema integrado pode estimular o RH a adotar plataformas digitais para outras finalidades, como controle de férias e ponto eletrônico. Desse modo, mais tarefas são automatizadas e o departamento se torna mais eficiente, reduzindo o tempo gasto em tarefas operacionais.

Agora que você já sabe como funciona o eSocial para empresas, basta aplicar tudo o que aprendeu na sua organização! Tenha em mente que a gestão dos dados deve ser a mais precisa possível. Dessa forma, você evita inconformidades com o software governamental.

Gostou do post? Não se esqueça de deixar um comentário com suas perguntas e opiniões. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas sobre a implementação do eSocial!