Quando o assunto é gestão de escalas de trabalho, é preciso estar atento a diversos fatores, como o atendimento à legislação e o bem-estar dos profissionais da empresa. Além disso, uma escala de trabalho eficiente ajuda a manter a produtividade da equipe e a motivação dos funcionários.

Nesse cenário, propor estratégias que visem resultados positivos para empresas e empregados é fundamental para o sucesso de qualquer organização.

Para ajudar você a adotar boas práticas de gestão de escalas de trabalho na empresa, preparamos este artigo. Acompanhe!

Considerar o que diz a legislação sobre escalas de trabalho

Resumidamente, uma escala de trabalho diz respeito às diferentes formas de organizar o período de trabalho e de folga dos funcionários de uma empresa. A escala de trabalho deve seguir as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que rege que as principais escalas de trabalho são:

• escala 5×1: o funcionário trabalha 7 horas e 20 minutos durante 5 dias e tem 1 dia para descansar;
• escala 5×2: o colaborador trabalha 5 dias e tem 2 de descanso que poderão ou não ser consecutivos;
• escala 12×36: o profissional atua 12 horas seguidas e tem 36 horas para descansar;
• escala 6×1: o colaborador atua 6 dias seguidos, e possui 1 dia de folga. Esse é o formato adotado pelas empresas que atuam com jornada de 44 horas semanais.

É preciso estar atento à boa gestão de escala de trabalho, pois a negligência pode acarretar danos à saúde do trabalhador, além da queda da produtividade e também colaborar para um clima organizacional negativo, e ainda deixa a empresa passível de sanções trabalhistas.

Considere as necessidades da sua empresa

Na hora de fazer uma gestão de escalas de trabalho eficiente, é preciso verificar o levantamento das necessidades da organização. Para isso, é necessário se reunir com a liderança das áreas e estabelecer as prioridades e regras para que os trabalhos possam transcorrer da melhor forma.

Conhecendo as necessidades de cada setor e as demandas da empresa, fica mais fácil desenvolver escalas de trabalho que, além de estarem alinhadas com a legislação, também garantam o eficiente funcionamento da empresa.

Nesse cenário, trabalhar com previsões de demanda é fundamental para manter a qualidade de vida e bem-estar dos funcionários, garantindo a satisfação do público interno, que passa a ser mais produtivo, em contrapartida.

Envolva os colaboradores no processo

Depois de identificar as necessidades da empresa, é hora de ouvir os funcionários para deixá-los ainda mais confortáveis com a escala de trabalho, garantindo com isso o engajamento.

Para tanto, é preciso investir tempo para compreender quais são as necessidades individuais e em grupo do time de trabalho, e procurar atender a todos da melhor forma. Aqui, pode ser necessária uma negociação com os trabalhadores, e a empresa deve estar aberta a ouvi-los e fazer as adequações necessárias.

Casos como colaboradores que estudam, possuem problemas com transporte, ou mesmo problemas de saúde que impeçam de trabalhar durante a noite, por exemplo, devem ser considerados.

Divulgue as escalas

Garantir que todos os colaboradores saibam a sua escala de trabalho é básico, mas é um passo fundamental para o sucesso da gestão de escalas de trabalho. Para isso, é possível investir em ações de comunicação interna e endomarketing, a fim de conquistar o engajamento e o comprometimento da escala de trabalho de forma correta.

Logo, é importante divulgar a escala de trabalho nos canais de comunicação da empresa, como jornais, murais, informativos, e-mails e também reforçar a comunicação entre líderes e liderados.

Torne o sistema flexível

O equilíbrio entre vida pessoal e profissional é uma preocupação da nova geração de trabalhadores. Portanto, é preciso pensar na experiência do colaborador e criar jornadas de trabalho mais flexíveis.

Nesse cenário, é preciso pensar no estabelecimento de normas claras para mudança de horário que podem fazer parte ainda do manual do colaborador. Logo, o RH da empresa precisa estabelecer:

• antecedência necessária da solicitação de mudança de horário.
• local onde a requisição será realizada;
• frequência máxima para poder fazer a solicitação de alteração na escala de trabalho.

O cuidado aqui é ter atenção para que as mudanças não gerem impacto nos prazos e na produtividade da empresa.

Reforce a necessidade de respeitar os períodos de descanso

Um time de trabalho descansado é capaz de entregar melhores resultados com mais agilidade. Por isso, é preciso reforçar junto à equipe a necessidade de respeitar o intervalo interjornada, o que colabora para elevar os resultados da empresa.

Vale reforçar que o direito aos períodos de descanso é previsto na legislação, e deve ser respeitado, com risco de penalidade para a empresa, caso a regra seja desrespeitada.

Conte com ferramentas inteligentes

A transformação digital também é uma realidade presente no RH das empresas, e é preciso estar atento às tendências que possam facilitar a gestão de pessoas e também a gestão de escalas de trabalho.

Com isso, é possível elevar a produtividade da companhia, tornando-a mais produtiva no mercado. Assim, ao contar com ferramentas inteligentes, como sistemas de gestão de Departamento Pessoal, é possível promover a automatização dos processos, o que confere mais segurança, agilidade e eficiência aos processos.

Ao contar, por exemplo, com um sistema de registro eletrônico de ponto, é possível ter acesso a banco de dados em tempo real, o que torna possível para a gestão notificar os funcionários, caso eles não estejam respeitando as pausas de descanso obrigatórias, por exemplo.

Ao contratar um sistema de ponto, também é possível programar com antecedência as escalas de cada trabalhador. Dessa forma, o próprio sistema faz os cálculos e fornece relatórios sobre realização de horas extras ou saldo de banco de horas e o cumprimento da jornada, por exemplo.

Além disso, com a ajuda da tecnologia, os profissionais do setor de Departamento Pessoal não precisam manusear planilhas que, além de mais trabalhosas, ainda podem incorrer em erros.

Como vimos ao longo desta leitura, é possível fazer uma gestão de escalas de trabalho eficiente, garantindo que a empresa está dentro da legislação, ao mesmo tempo em que colabora para a satisfação do funcionário, o que ajuda a formar um time de trabalho mais motivado e produtivo.

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