O índice de headcount, como o próprio nome já sugere, é o acompanhamento do número de profissionais que trabalham em uma certa área, equipe, unidade de negócio ou empresa. Ao relacionar os dados desse indicador com informações de outras ordens, pode-se atrair referências mais precisas sobre quais são as equipes que têm maior representatividade.

No montante da folha de pagamento, quais são os setores da organização que têm os funcionários mais caros? Quais unidades de negócio contam com os maiores times? Essas são questões utilizadas pelo indicador.

Quando falamos em número de colaboradores, o headcount se mostra como um indicador-chave para a tomada de decisão do gestor. Continue lendo o post e saiba como executar de forma eficaz esse indicador de RH. Confira!

Por que utilizar indicador de RH na empresa?

Indicadores são formas de mensurar quantitativamente os resultados da sua organização. KPIs — também chamados de indicadores de desempenho — indicam o crescimento, a competitividade e a produtividade da sua organização.

Para a criação de um RH estratégico, coerente com os objetivos de longo prazo da sua instituição e com o planejamento orçamentário, é essencial a utilização desses indicadores, sendo fundamentais para identificar gargalos, tomar decisão sobre ações futuras, avaliar a efetividade das práticas adotadas e possíveis ameaças.

Os indicadores vitais no setor de RH são: lucro por colaborador, turnover, índices de absenteísmo, duração do processo seletivo, ROI (retorno sobre investimento) de treinamentos, produtividade, desempenho, clima organizacional e o headcount. No próximo tópico, você vai entender tudo sobre esse KPI e como utilizá-lo de maneira eficiente em sua empresa.

O que é o headcount?

Ele representa o número de pessoas empregadas por sua organização na atualidade. Ou seja, é o número bruto de colaboradores, independentemente da jornada de trabalho de cada um.

Contudo, apenas encontrar o headcount de uma empresa não é o suficiente para a tomada de decisões em relação aos seus colaboradores. Prossiga a leitura e entenda a importância desse KPI e quais fatores devem ser levados em consideração na hora de avaliar os resultados do indicador.

Qual a importância desse indicador?

Os gastos com colaboradores têm um grande impacto no planejamento orçamentário da organização. Isso porque há gastos com folha de pagamento, encargos trabalhistas e benefícios. Além disso, é necessário investir na capacitação constante da sua equipe, o que exige investimentos no setor de desenvolvimento de pessoas.

Nesse aspecto, o headcount ajuda o gestor a planejar suas finanças e seus investimentos no setor de RH. Além disso, ele pode ser utilizado como base de cálculo de outros indicadores, como o lucro por colaborador, por exemplo.

Ele também é importante no estabelecimento da sua estratégia organizacional. Afinal, são os profissionais que produzem os resultados. Sendo assim, para alcançar os objetivos estabelecidos a curto, médio e longo prazo, é fundamental contar com um número apropriado de funcionários que sejam qualificados para executar as ações necessárias.

Você também pode utilizar esse indicador para organizar o organograma da sua empresa, rever o job description dos seus colaboradores ou definir a demanda de cada um dos setores e cargos.

Quais fatores considerar na análise do headcount?

Para que se torne um indicador útil na tomada de decisão da empresa, é essencial realizar a sua análise levando em conta diversos fatores. Avalie a situação atual da sua empresa e consulte dados passados para prever quantos colaboradores devem deixar a sua empresa nos próximos anos.

Procure também identificar o número de funcionários que precisará para manter o seu planejamento estratégico em funcionamento. A partir dessas informações e do índice de headcount é possível tomar decisões certeiras em relação à abertura de processos de recrutamento e seleção, bem como planejar os gastos com funcionários e o investimento em RH para os próximos anos.

Como o headcount influencia no orçamento empresarial?

Tudo precisa ser mensurável. Até porque, caso isso não seja possível, fica difícil fazer a avaliação dos resultados. Existem diversos setores e assuntos em gestão de negócios que são comparativamente simples de medir.

Por exemplo, quanto a empresa vendeu em um determinado período, quanto produziu, qual foi o custo, qual foi o lucro ou o prejuízo, quanto cresceu em relação ao mês ou ao ano anterior etc. É possível medir também os investimentos realizados e quanto trouxeram de retorno financeiro para a empresa.

Esses são apenas alguns exemplos do que é possível e relativamente simples de medir. Recursos materiais, financeiros e tecnológicos, por exemplo, são fáceis de controlar, pois existem medidas e técnicas bem definidas para fazer a sua mensuração. O problema que tira o sono da maioria dos gestores é como medir a contribuição das pessoas para o negócio.

Talvez essa seja a sacada para entender por que recursos tão preciosos e fundamentais para o negócio, como as pessoas e os seus talentos, sejam encarados apenas como despesas.

O que considerar ao projetar esse indicador?

O estudo do headcount deverá apresentar tendências, o que sinaliza que nada é estático. As situações mudam e, portanto, a estratégia deve ser ajustada às condições do negócio durante a execução. Por isso, separamos algumas considerações a projetar:

• a visão e a estratégia;
• as mudanças demográficas;
• a mudança tecnológica;
• as capacidades necessárias;
• o fornecimento de talento tanto interno quanto externo.

Como utilizá-lo de forma inteligente?

Nessa fase, constata-se se o número geral de funcionários é excessivo, ideal ou insuficiente quando relacionado às tarefas que cada colaborador tem de exercer. Essa é a meta principal. Com isso, será possível tomar decisões que vão otimizar a produtividade e, como resultado, aumentar a lucratividade com inteligência.

Quais são as suas variações?

Quando há muitas variações em um curto espaço de tempo, é hora de analisar mais a fundo o headcount. Nesses casos, a sugestão é utilizar serviços de intermédio temporários. É uma maneira específica de seguir as sazonalidades produtivas das organizações sem atingir o headcount e, por consequência, a folha de pagamento e o orçamento total da empresa.

Quando o indicador apenas diminui — mês após mês —, o estudo detalhado da folha também auxilia a detectar possíveis falhas de gestão de pessoas, como alto índice de conflitos, turnover alto ou inadequação dos salários às faixas salariais do mercado.

Quais erros devem ser evitados?

Erros também podem acontecer se o gestor analisar apenas uma dimensão relacionada com a força de trabalho. É preciso levar em consideração outros fatores, como projeto, geografia, unidade de negócios, performance da audiência, nível de emprego etc., e compará-los com os propósitos da instituição para atingir uma análise muito mais eficiente e completa.

Ou seja, fatores que agregam valor à marca, usando o desenvolvimento de produtos e a pesquisa, serviços e relacionamento com clientes e consumidores, e aqueles que adicionam um valor intangível, voltados para a motivação e para o compromisso geral com a execução das atividades.

É, portanto, um ponto crítico que se pretende enfatizar por meio dessa reflexão: não conceber o planejamento do headcount como um mero exercício financeiro de custo por colaborador, porque é nessa abordagem que se perde o princípio e o valor do planejamento da força de trabalho.

Qual é a relevância que esse indicador tem nos cenários de RH?

A questão de quantos funcionários no departamento de recursos humanos são necessários costumava seguir um padrão antigo que considerava uma pessoa para cada 100 funcionários em tempo integral.

No entanto, a pesquisa da Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) mostra que isso é insuficiente e que o número difere com base no tamanho da organização. As empresas menores têm um número inferior de funcionários, com uma relação média entre funcionários e RH de 1 a 2.

Desse modo, a necessidade de pessoas no RH cresce à medida que o tamanho do quadro de funcionários aumenta, o que faz com que os grandes empreendimentos tenham mais colaboradores nesse departamento do que os pequenos e médios. Ainda há a ocasião em que profissionais são adicionados ao setor apenas quando necessário, como nos casos em que há:

• enfrentamento de problemas de conformidade;
• acerto de um período de crescimento inesperado e demorado;
• um ou vários locais remotos ou filiais;
• falta de processos e sistemas necessários.

É por isso que as pequenas empresas frequentemente também não contam com uma equipe de RH. Além disso, os sistemas de software automatizam tarefas como execuções de folha de pagamento e rastreamento de tempo, enquanto as agências externas podem lidar com necessidades terceirizadas, como o recrutamento.

Quais processos podem ser modificados?

As empresas têm uma série de atividades e precisam de processos que possam ser ajustados e modificados à medida que as situações mudam, inclusive aquelas que têm a capacidade de alterar rapidamente os níveis de recursos. Desse modo, listamos as principais contribuições que se pode obter a partir das alterações no setor de RH:

• o engajamento da cultura com as operações executadas da empresa;
• proporcionar o desenvolvimento e o crescimento dos colaboradores;
• integrar os diversos processos e áreas funcionais;
• otimizar a comunicação;
• reduzir a burocracia;
• constatar necessidades de desenvolvimento e treinamento;
• destacar o cliente externo e interno;
• otimizar as ações gerenciais, tornando-as mais consistentes;
• aumentar a produtividade;
• diminuir o índice de rotatividade;
• criar um ambiente de trabalho seguro;
• aumentar a satisfação dos clientes internos e externos;
• transformar o ambiente de trabalho de forma que os objetivos sejam atingidos com pessoas que dão o melhor de si e que trabalham em equipe num ambiente de confiança.

Dada a rigidez dos processos de mudança de RH, os esforços de planejamento da força de trabalho precisam levar em conta e construir períodos de transição para que o RH alcance e se realinhe com as mudanças nos planos de negócios financeiros e estratégicos.

Em resumo, o método mais utilizado para mensurar o indicador headcount são os estudos de clima organizacional, os quais, comumente, são aplicados por meio de formulários previamente estruturados com perguntas e alternativas acerca de como o colaborador avalia o ambiente de trabalho. Para conseguir resultados mais próximos da realidade, é preciso garantir o anonimato dos respondentes.

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