Nem sempre é possível “dar conta” de todas as demandas da gestão de pessoas, principalmente em organizações com um alto volume diário de tarefas e/ou uma equipe reduzida. Neste cenário, é possível contar com o apoio de uma empresa de terceirização de RH.
Esse é um serviço que se tornou bastante popular por dar acesso aos processos, ferramentas e profissionais qualificados para executar as demandas dos negócios com compliance, o que pode ser bastante vantajoso.
Inclusive, a expectativa é que o mercado de terceirização cresça pelo menos 5% ao ano até 2029, segundo dados do Technavio.
Nesse cenário, a escolha de um parceiro competente é indispensável, já que fornecedores inadequados aumentam os riscos de problemas operacionais e trabalhistas para as organizações.
Nesse artigo , você confere o que é uma empresa de terceirização de RH e como esse modelo de negócio funciona, além de ver dicas para escolher uma empresa confiável.
Principais aprendizados deste artigo
- Uma empresa terceirizada de RH é uma prestadora de serviços especializada que pode assumir todas ou algumas das operações do departamento de gestão de pessoas.
- O fornecedor de serviços pode atuar de forma operacional, dando apoio na execução de tarefas de rotina, como folha de pagamento e recrutamento.
- Também é possível que atue de maneira estratégica em demandas como desenvolvimento de políticas internas ou de treinamentos corporativos.
- A terceirização pode ser vantajosa para os negócios, contribuindo para a redução dos custos, para a melhora da experiência dos colaboradores e para a diminuição dos erros operacionais.
- É essencial contar com um fornecedor confiável para garantir uma boa política de compliance e o uso consciente dos serviços.
- Uma empresa de consultoria externa pode orientar sobre a escolha do parceiro e a estruturação dos processos terceirizados para maximizar os investimentos.
O que é uma empresa de terceirização de RH?
É uma organização especializada na prestação de serviços externos de gestão de pessoas, que podem envolver a terceirização (outsourcing) de todos ou de alguns processos de RH. O objetivo é contar com um parceiro para lidar com os trâmites burocráticos e, assim, aumentar a eficiência do negócio.
O principal motivo para adotar esse tipo de serviço é a facilidade de uso e o melhor custo-benefício para as empresas. Contudo, antes de destacar a importância da terceirização de RH, confira como esses negócios funcionam na prática.
Como funciona uma empresa de terceirização de RH?
Funciona por meio do oferecimento de dois tipos de serviços de consultoria: operacional e estratégica. A operacional foca a execução de tarefas de rotina, como o cálculo da folha de pagamento; já a estratégica atua em ações mais complexas, como o desenvolvimento de políticas de cargos e salários ou de treinamentos.
Em todo caso, após a assinatura do contrato, o fornecedor faz um diagnóstico dos processos de RH do contratante para se familiarizar com as normas e determinar os prazos para execução de cada uma das tarefas.
Para concluir a explicação de como funciona uma empresa de terceirização de RH, é importante destacar pontos como o uso de soluções integradas à tecnologia, o oferecimento de serviços personalizados para cada tipo de negócio e o foco exclusivo na experiência dos usuários.
Quais são os serviços de terceirização de RH mais comuns?
Os mais populares são:
- consultoria em recrutamento e seleção;
- gestão da folha de pagamento;
- desenvolvimento e aplicação de treinamentos corporativos e processos de onboarding (integração de novos funcionários);
- gestão de desempenho;
- gestão de benefícios corporativos;
- gestão de documentos;
- consultoria tanto de compliance trabalhista (conformidade com as normas) quanto estratégica.
Todos esses serviços de terceirização de RH podem ser contratados em um único pacote e ficar sob a responsabilidade de um mesmo parceiro ou divididos entre a equipe interna e um fornecedor externo.
Neste cenário, você pode contar com um time terceirizado para atuar de forma operacional, ou seja, nas tarefas de rotina mais burocráticas, e deixar a equipe de RH com as ações mais estratégicas, como treinamentos e compliance, ou vice-versa.
A escolha depende do volume de operações diárias e do nível de especialização dos agentes internos.
Qual é a importância da terceirização de RH para os negócios?
Terceirizar os processos de RH pode:
- Facilitar o acesso a especialistas em gestão de pessoas;
- Otimizar os custos operacionais a longo prazo;
- Organizar os processos internos e aumentar a segurança trabalhista;
- Reduzir os erros administrativos;
- Aumentar o foco estratégico da gestão de pessoas;
- Melhorar a experiência dos colaboradores.
Confira mais detalhes logo abaixo.
1. Facilitar o acesso a especialistas em gestão de pessoas
As empresas de terceirização de departamento pessoal contam com equipes especialistas em gestão de pessoas, o que faz com que os contratantes dos seus serviços tenham acesso facilitado a essa mão de obra mais qualificada.
Dessa maneira, as organizações conseguem uma mão de obra qualificada, sem precisar investir em processos de recrutamento, seleção e onboarding para identificar e integrar os profissionais à sua equipe, visto que esses processos são de responsabilidade do prestador de serviços.
2. Otimizar os custos operacionais
Outro ponto que destaca a importância da terceirização de RH é o fato de que o processo pode ter um melhor custo-benefício para as organizações. Isso porque os contratantes pagam um valor fixo, geralmente mensal, para delegar suas tarefas.
Assim, podem reduzir os custos relacionados aos processos de recrutamento, treinamentos, compra de equipamentos, bem como as despesas com softwares (pois, geralmente, esses investimentos são previstos no contrato de serviço) e encargos trabalhistas obrigatórios.
Um contrato de trabalho não se resume ao pagamento dos salários. Confira quais são os demais custos invisíveis atrelados à folha de pagamento.
3. Organizar os processos internos
Devido à expertise dos fornecedores, a terceirização ajuda a estruturar os processos internos em fluxos de trabalho mais eficientes, escaláveis e replicáveis. Na prática, faz com que as tarefas sigam uma ordem de execução mais fácil de seguir e expandir.
Um exemplo prático é o da folha de pagamento, que pode ser estruturada na seguinte ordem:
- Coleta de dados sobre jornada dos colaboradores todo dia 1º;
- Cálculo dos salários considerando remunerações, horas extras, adicionais e descontos todo dia 1º;
- Conciliação dos dados para garantir que os cálculos estejam corretos todo dia 2;
- Pagamento dos colaboradores todo 5º dia útil;
- Envio dos dados ao eSocial logo após o pagamento.
Um dos principais resultados é a contribuição para um crescimento sustentável, uma vez que um fluxo de trabalho robusto é capaz de suprir um aumento das demandas com mais facilidade.
4. Reduzir os erros administrativos e aumentar a segurança trabalhista
A mão de obra especializada e a capacidade dos processos internos fazem com que as empresas de terceirização de RH ajudem a diminuir os erros na gestão de pessoas.
Isso porque permitem criar fluxos de trabalho mais precisos, visto que são desenhados e executados por experts no assunto. Afinal, são profissionais que estão na área há muito tempo e já ajudaram outras empresas na otimização do RH.
Logo, sabem qual é o melhor caminho para manter a segurança, o que não pode ser feito em nenhuma hipótese e como minimizar os riscos (como atrasos e não pagamentos). O resultado é a diminuição dos riscos trabalhistas, principalmente os ligados ao acúmulo de multas e passivos.
5. Aumentar o foco estratégico da gestão de pessoas
Ao mesmo tempo, a terceirização libera a liderança e a equipe interna de RH para lidar com tarefas de maior valor estratégico, como vendas e relacionamento com os clientes e/ou colaboradores, pois fica a cargo das demandas burocráticas, como fechamento da folha e processamento dos documentos de admissão.
6. Melhorar a experiência dos colaboradores
Por último, a união entre processos bem organizados e uma liderança que foca ações estratégicas tende a resultar na melhora da experiência dos colaboradores.
Isso porque garante que eles recebam um serviço ágil e de boa qualidade sempre que precisarem do RH. Por exemplo, pagamentos feitos sempre no dia correto ou um controle de ponto rigoroso que não deixa nenhuma hora extra passar sem ser paga.
Quais são os principais erros ao fazer a terceirização de departamento pessoal?
As falhas mais comuns, mas que podem comprometer a estratégia de terceirização, são:
- escolher um fornecedor com base apenas no preço e não em como o parceiro pode agregar à rotina;
- não considerar a experiência da empresa no seu mercado ou nicho, principalmente em organizações que lidam com regulações específicas, como acordos sindicais;
- contratar um fornecedor que não esteja alinhado estrategicamente aos objetivos do negócio;
- não planejar a estratégia de terceirização antes de contratar um parceiro.
Este último erro, inclusive, pode apresentar diversos desdobramentos, como os que você confere na tabela comparativa entre terceirização improvisada e estruturada abaixo:
| Terceirização improvisada | Terceirização estruturada |
| Considera apenas o valor dos serviços | Avalia o custo-benefício do fornecedor |
| Processos pouco ou mal estruturados | Fluxos de trabalho organizados e eficientes |
| Aumento das chances de erros operacionais e de acúmulo de passivos trabalhistas | Tarefas executadas com mais assertividade e nos prazos legais, evitando problemas trabalhistas |
| Fornecedor não acompanha o crescimento da empresa | Fornecedor consegue suprir as necessidades da organização |
| Parceria de curto prazo e que pode ter gastos elevados | Parceria mais duradoura e com um bom retorno sobre o investimento (ROI) |
Como escolher uma empresa de terceirização de RH?
O fornecedor deve ter um bom histórico de funcionamento e uma lista de clientes satisfeitos que indiquem a marca. Além disso, sua metodologia de trabalho deve focar a união entre ferramentas de RH e profissionais capacitados, a fim de oferecer um serviço personalizado e alinhado às últimas novidades do ramo.
Dando continuidade à explicação de como escolher uma empresa de terceirização de RH, é importante destacar a necessidade de procurar por parceiros maduros e que tenham uma comunicação transparente em todos os pontos da negociação, o que transmite confiabilidade.
Para mais critérios, confira a tabela abaixo com os principais pontos que devem ser avaliados durante a escolha e o que analisar na prática:
| Critério de avaliação | O que analisar? |
| Experiência | Tempo de atuação do fornecedor |
| Especializações | Investimento em qualificação profissional |
| Suporte ao usuário | Canais de atendimento aos clientes |
| Metodologia estruturada | Organização do fluxo de trabalho durante e após a contratação |
| Conhecimento prático e aplicação da legislação trabalhista | Garantia de conformidade com as normas trabalhistas, com um histórico de redução de incidentes e passivos |
Como a Rhopen pode guiar a terceirização do seu RH?
A Rhopen é uma consultoria especializada que une serviços e tecnologias em um só lugar para facilitar o planejamento e a implementação das estratégias de gestão de pessoas. Os serviços prestados incluem a orientação sobre terceirização das rotinas de RH e do departamento pessoal, para otimizar os seus investimentos.
Entre o que a Rhopen pode fazer pelo seu negócio estão serviços como:
- diagnóstico organizacional;
- estruturação de processos internos;
- consultoria estratégica;
- apoio à gestão empresarial.
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FAQ: Perguntas frequentes sobre empresa de terceirização de RH
É possível terceirizar apenas parte das atividades de RH?
Sim, porque os contratos com os fornecedores podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada empresa. Logo, é possível escolher terceirizar apenas a parte operacional ou a estratégica do RH, enquanto as demais tarefas ficam a cargo do time interno de gestão de pessoas.
A terceirização de RH impacta a gestão de pessoas da empresa?
Sim, pois faz com que o RH assuma um papel mais estratégico no funcionamento da organização e permite que a liderança tenha mais tempo para se dedicar a outras tarefas, como estratégias para o desenvolvimento de profissionais. A terceirização também aumenta a qualidade e reduz o prazo das entregas.
Toda empresa pode contratar uma empresa de terceirização de RH?
Sim, porém, antes de terceirizar a gestão de pessoas, é necessário considerar as necessidades e o perfil do negócio. Isso ocorre porque nem todas as empresas se beneficiam da delegação de tarefas a uma equipe externa, geralmente devido à complexidade e/ou à necessidade de sigilo das operações.
Vale a pena contratar uma empresa de terceirização de RH?
Em determinados casos, sim, porque a terceirização permite acesso a profissionais especializados com um melhor custo-benefício. Porém, é necessário avaliar cada caso, pois empresas com processos internos muito complexos e/ou que precisam de um alinhamento interno mais rigoroso podem ter mais dificuldades com a terceirização.