O setor de Recursos Humanos é o responsável pela elaboração da folha de pagamento e essa tarefa demanda um alto grau de comprometimento, foco e pontualidade. Nesse contexto, a terceirização de folha de pagamento contribui, entre outras coisas, para evitar que esse processo seja feito incorretamente e com muitas falhas.

A falha nesse processo gera sentimentos, riscos trabalhistas, insegurança e insatisfação nos colaboradores. Como consequência, há uma queda na qualidade do clima organizacional e a produtividade também é afetada.

Quer saber mais sobre a prática e os benefícios que pode trazer ao negócio? Dê uma olhada neste artigo!

Como funciona a terceirização da folha de pagamento

A terceirização de folha de pagamento consiste em terceirizar a administração da gestão da folha por meio da contratação de uma empresa especializada no gerenciamento dos processos do departamento pessoal.

Importante saber que não se trata da simples execução operacional. Dependendo da empresa contratada, há mais do que fechar a folha. Ela se encarrega de aspectos trabalhistas, legais e fiscais, enquanto a equipe da empresa adota uma postura mais estratégica diante da gestão de pessoas.

Vantagens da terceirização da folha de pagamento

Para que você entenda melhor o papel da terceirização da folha de pagamento na empresa, confira os benefícios agregados.

Acelerar os processos internos da empresa

A terceirização de folha de pagamento acelera os processos internos da empresa, isso porque sobra tempo para os profissionais que atuariam com isso, passarem a trabalhar em ações mais voltadas à melhoria contínua, motivação dos colaboradores e ampliação da produtividade.

Aumentar a produtividade e reduzir as falhas

Ao terceirizar a folha de pagamento, as falhas são reduzidas, à medida que haverá uma equipe de alta performance especializada nesse processo e focada na excelência do trabalho.

A produtividade pode aumentar sensivelmente, pois o tempo será otimizado e, como as datas serão cumpridas corretamente e a probabilidade de erros será menor, os colaboradores não terão de interromper suas tarefas para buscarem a correção da folha.

Além disso, os funcionários estarão mais motivados, seguros e terão mais tempo de se dedicar à execução correta das tarefas com qualidade e pontualidade.

Diminuir o absenteísmo

As empresas que fornecem o serviço de terceirização, contam com equipes proativas e preparadas para atuar em caso de imprevistos. Isso significa que, caso algum colaborador necessite se ausentar, haverá outro disponível para substituí-lo até que ele esteja apto a atuar novamente.

Isso é positivo, pois reduz o absenteísmo e não impacta na produtividade, afinal, o trabalho será realizado e os imprevistos serão solucionados de forma mais rápida e efetiva do que se ocorresse no caso de um time interno.

Reduzir os gastos

A empresa que contrata uma terceirizada acaba tendo seus gastos reduzidos, afinal, terá mais segurança quanto ao cumprimento da legislação e a eliminação dos riscos trabalhistas.

Com isso, a empresa contratante terá de se preocupar apenas em oferecer condições favoráveis de trabalho e revisão das tarefas realizadas para constatar se estão conforme o desejado, além, claro, do valor para manter a organização contratada.

Quando a organização se preocupa com o bom andamento das tarefas, ela se coloca um passo à frente no mercado e se mostra cada vez mais competitiva.

Diminuir riscos

A rotina do departamento pessoal é atribulada. Não se resume apenas a folha de pagamento: é preciso tirar dúvidas dos colaboradores, checar benefícios, calcular horas extras e uma infinidade de processos que os profissionais de RH conhecem muito bem.

Quanto mais serviço, maiores são as possibilidades de erro. Terceirizar, então, é uma maneira de diminuir esses riscos, pois, a empresa conta com um time de especialistas focados em realizar apenas este serviço.

Além de contar com metodologias próprias e toda a experiência, essas empresas geralmente investem em softwares que contribuem com a verificação dos dados. Consequentemente, diminuem a incidência de erros.

Cuidados na hora de implementar

De um lado, temos uma legislação trabalhista complexa. São 80 anos de história e mais de 900 artigos, revisados e atualizados constantemente. Do outro, a Justiça do Trabalho é bastante atuante e eficiente, exigindo das empresas a condução de um departamento pessoal focado nos detalhes, para nada passar despercebido a ponto de resultar em uma multa ou processo.

Pensando nisso, ao escolher a empresa que vai terceirizar a folha de pagamento, é necessário ter atenção à experiência e ao time de especialistas que farão o trabalho. Do contrário, o risco que se corre é o mesmo.

Além de pesquisar a reputação da empresa escolhida, é necessário conhecer os processos e metodologias aplicadas justamente para evitar esses problemas. Afinal, ao optar por contratar outras pessoas para fazer o trabalho, é importante contar com um serviço detalhista e completo.

Rhopen: uma solução completa para a gestão de pessoas

A missão da Rhopen é promover a gestão inteligente de pessoas nas empresas. Para isso, entre os serviços oferecidos pelos seus experientes especialistas, está a terceirização da folha de pagamento. Além de garantir a qualidade do processo, também promove a eficiência financeira. Tudo com discrição e confidencialidade. Veja como:

• realiza todos os cálculos e emissão de guias para pagamento da folha, onde a empresa pode fornecer as informações ou conceder a responsabilidade integral dos lançamentos;
• investiga a folha de pagamento, permitindo que a empresa assuma uma postura preventiva frente a multas e processos trabalhistas;
• detecta inconsistências que podem gerar gastos desnecessários;
• calcula frequência de faltas, atrasos e horas extras, facilitando a análise de dados do departamento;
• atua conforme as atualizações da lei trabalhistas, trazendo mais segurança contra multas e ações trabalhistas.

Se você chegou até aqui e percebeu que a terceirização não faz sentido para você, ainda assim a Rhopen pode ajudar. O time de especialistas também auxilia a estruturar o departamento pessoal da empresa, determinando as melhores políticas internas e registrando os principais passos em um manual a ser seguido pelos colaboradores.

Conforme mencionado, a terceirização de folha de pagamento gera incontáveis benefícios para a corporação e para os profissionais de modo geral. Além de contar com uma equipe especializada com direcionamento para a excelência, a empresa também otimiza o seu tempo e fica protegida quanto às normas e atualizações da legislação.

O apoio de uma empresa experiente na prestação deste serviço é fundamental. Entre em contato com a Rhopen e veja como podemos ajudar a sua empresa.