Reuniões para tomada de decisão nas organizações comprometem grande parte do tempo de lideranças e executivos de nível C. Uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey identificou que 61% dos CEOs entrevistados passam metade do seu tempo produtivo em reuniões. O número demonstra o quanto as reuniões são importantes para a tomada de decisão nas empresas.
A mesma pesquisa apontou que, em média, os CEO passam 40% do seu tempo tomando decisões estratégicas para o negócio em reuniões. Mas 60% deles afirmaram que o tempo gasto tomando estas decisões é pouco efetivo.
Assim, as reuniões para tomada de decisão precisam ter mais qualidade técnica e determinar iniciativas práticas que passem a gerar resultados tão logo venham a ser implementadas. Portanto, cabe refletir: as reuniões para tomada de decisão na sua empresa são efetivas?
Para ajudar você a aprimorar a tomada de decisão durante as reuniões da sua empresa, trouxemos algumas observações importantes.
Você precisa estar em todas?
O primeiro ponto a abordar é a necessidade da sua presença em tantas reuniões. É claro que cada negócio vive a sua própria realidade e organiza reuniões de acordo com contextos particulares. Contudo, cabe um exercício:
Abra o seu calendário mensal de reuniões programadas e faça uma leitura minunciosa para refletir se as reuniões:
- Precisam realmente acontecer
- Necessitam desta frequência de agendamentos
- Estão cumprindo com os objetivos propostos a princípio
- Contam com os participantes corretos
- Precisam da sua participação direta
É importante lembrar que não há problemas em passar tempo em reuniões, contanto que sejam produtivas, objetivas e que gerem resultados práticos.
Qual é o objetivo da reunião?
De maneira geral, existem dois tipos de reuniões: expositivas e decisórias. Nas reuniões expositivas, a intenção não é exatamente decidir sobre algo. Este formato é dedicado à apresentações de cenários, discussão de panoramas e avaliações de desempenho, entre outros.
No caso das reuniões para tomada de decisão, o tempo gira em torno de questões resolutivas que geram impacto na condução do negócio ou projeto. É evidente que nem todas as decisões precisam ser tomadas em reuniões, mas se este é o caso, é importante observar os seguintes aspectos:
Quem deve participar da reunião?
Se a sua empresa está realizando muitas reuniões, com muitas pessoas à mesa e pouca tomada de decisão, cuidado. você está desperdiçando um tempo precioso. Para tomar melhores decisões durante estar reuniões é preciso determinar exatamente quem precisa estar na mesa e qual é o papel que cada uma das pessoas presentes vai, ou pode, desempenhar.
O papel de cada participante
Em reuniões para tomada de decisão, existem basicamente 4 papéis a serem desepenhados:
Tomadores de decisão
Depois de acordado o objetivo da reunião, é importante deixar claro quem vai tomar decisões. Não é produtivo que todos que estejam na reunião estejam aptos a decidir. Assim como também não é produtivo que os decisores sejam muitos. Reuniões com mais de 5 decisores podem se tornar longas se improdutivas.
Conselheiros
Durante a reunião, os conselheiros desmpenham uma posição participativa e uma voz crítica e construtiva, mas não têm o papel de decidir. Portanto, não possuem poder de voto, mas de influência. Geralmente lideram as áreas e times da empresa que serão muito afetadas pelas decisões a serem tomadas naquele momento.
Em muitos casos o tomador de decisão pode suprimir a presença de conselheiros. A escolha vai depender do nível de detalhamento que o cenário exige e do conhecimento do decisor sobre a questão em debate.
Recomendador (Recommender)
Esta é a pessoa que vai reunir as informações, apresentar os cenários, recomendar quais são as opções disponíveis e prever as possíveis implicações de cada alternativa. São profissionais que conhecem profundamente as áreas impactadas, precisam ter uma visão geral do negócio e, também, informações mais abrangentes e precisas.
A qualidade do debate e, portanto, das decisões finais está bastante atrelada ao papel do recommender.
Executivo
O quarto papel importante a ser desempenhado em reuniões para tomada de decisão nas organizações é o do executivo. Ele será o responsável por garantir o engajamento de todos os demais presentes a partir do momento que a decisão está tomada. É comum que nem todas as lideranças impactadas concordem com a direção a ser seguida.
Assim, é fundamental que o executivo garanta que todos estão cientes das diretrizes, comprometidos e irão desempenhar a sua função de acordo com os acordos selados naquele momento.
Reuniões improdutivas
Por uma série de motivos, as reuniões podem não chegar ao seu objetivo final. Pesquisadores relatam a ocorrência de quatro casos de reuniões improdutivas:
- Aquelas que não chegam a uma decisão;
- As que chegam a decisões de má qualidade e pouco relevantes;
- Reuniões que chegam a decisões de forma muito lenta;
- Chega-se a decisões sem que haja comprometimento.
Todos os quatro casos podem ser combatidos e amenizados ao observarmos as questões apresentadas acima. Quando você define papeis, objetivos e promove o engajamento e o comprometimento de todos, garante a efetividade da tomada de decisão e atinge mais rapidamente melhores resultados.
Mediação empresarial
Nos casos de tomada de decisão nas organizações para situações críticas, de grande impacto para o negócio e que exijam a presença de diferentes times decisores (dissolução de sociedades, fusões e aquisições, por exemplo), é recomendado a presença de uma consultoria externa de mediação. Entenda o que é a mediação empresarial.
