Atrasos nas entregas, retrabalho constante e problemas de compliance são apenas alguns dos desafios que as empresas que não organizam suas demandas diárias precisam enfrentar. Neste cenário, aprender como estruturar os processos internos se torna uma tarefa indispensável.
Isso porque a organização serve para criar um fluxo de trabalho contínuo e replicável, a fim de garantir que o negócio tenha os meios para crescer de forma sustentável.
No artigo a seguir, você confere o que são processos internos, por que são tão importantes para a saúde corporativa e aprende como mapeá-los e estruturá-los para uma gestão mais eficiente e consistente.
Principais aprendizados deste artigo
- Os processos internos mostram como as demandas da empresa devem ser executadas e também são válidos para o departamento de recursos humanos.
- A organização do fluxo de trabalho melhora a produtividade, reduz os custos e o retrabalho e ainda pode aumentar os níveis de satisfação dos colaboradores.
- Os sinais de que a empresa precisa estruturar seus processos costumam ser atrasos e erros recorrentes, falta de comunicação e atritos entre as equipes e dependência de um único profissional.
- Uma consultoria externa de RH pode ajudar na organização do fluxo de trabalho, permitindo que o negócio se torne mais eficiente, produtivo e sustentável a longo prazo.
O que são processos internos?
São ações realizadas em sequência lógica que resultam na conclusão de uma tarefa. Por definirem como os negócios executam suas demandas, são indispensáveis ao funcionamento e ao crescimento sustentável das organizações, principalmente por facilitarem a organização de ações, responsabilidades e fluxos de trabalho, trazendo mais precisão e agilidade à rotina.
Um exemplo aplicável ao RH é o do processamento da folha de pagamento. Aqui, o fluxo pode seguir a compilação dos dados referentes à jornada de trabalho do mês, o cálculo da remuneração conforme a jornada e os diferentes cargos, o cruzamento de informações para garantir a confiabilidade e a geração dos contracheques.
Na prática, definir os processos internos nas empresas contribui para a eficiência operacional e para o aumento da produtividade, além de facilitar a gestão de pessoas, uma vez que o RH também se beneficia de ações mais alinhadas, como você confere a seguir.
Qual é a importância dos processos internos para a estrutura organizacional?
Estruturar a sequência de ações traz mais previsibilidade à rotina, uma vez que garante que as demandas (inclusive as do RH) sejam executadas de forma padronizada, independentemente de qual profissional esteja responsável. Além disso, os processos internos são importantes para:
- organizar o fluxo de tarefas para assegurar o cumprimento dos prazos e a qualidade das entregas (como o fechamento da folha de pagamento);
- melhorar a produtividade organizacional, visto que oferece um manual que guia a execução ágil das demandas.
Além disso, podem facilitar a tomada de decisão, por fornecer insights que guiam o planejamento estratégico, e aumentar a escalabilidade das empresas, ao promover a adoção de ações replicáveis em larga escala.
Na prática, organizar os processos permite entender a quantidade de etapas necessárias para concluir as demandas de forma eficiente e a melhor ordem de execução de cada etapa, facilitando a adoção por todo o departamento, a fim de garantir a padronização.
Não ter processos bem-estruturados, por outro lado, pode causar inconsistências que geram erros operacionais e ainda prejudicam a comunicação empresarial.
Por exemplo, o processamento da folha de pagamento pula a etapa de conferência e atrasa o fechamento, pois precisa ser refeito.
A longo prazo, os negócios apresentam menor eficiência, geram mais despesas e aumentam os riscos de perda de oportunidades de venda e/ou de parcerias estratégicas.
Quais são os 4 sinais de que a empresa precisa investir em organização de processos internos?
Os principais são:
- Tarefas que devem ser refeitas devido a erros recorrentes;
- Atrasos frequentes nas entregas;
- Dependência de pessoas específicas para executar as demandas, o que atrapalha o fluxo de trabalho caso os profissionais precisem se ausentar por um período;
- Falta de organização dos processos internos é a falta de transparência ao delegar as responsabilidades. Em outras palavras, a liderança não explica quais são os critérios da divisão de tarefas, o que pode causar atritos e insatisfação com a equipe.
Para concluir, é importante considerar também o desempenho da empresa. Afinal, a qualidade e a frequência das entregas costumam ser os primeiros fatores afetados pela desorganização dos processos.
Portanto, monitore indicadores de performance, como cumprimento dos prazos e eficiência operacional, assim como os de RH, como turnover (a taxa de rotatividade) e o índice de satisfação.
Estes últimos também podem ser indicativos de falhas no fluxo de trabalho, pois oferecem um vislumbre sobre a percepção que a equipe tem dos processos internos. Confira outros indicadores de RH que podem ser úteis.
Como mapear os processos internos nas empresas em 5 passos?
O passo a passo inclui:
- Descrever os processos essenciais para a empresa;
- Identificar os responsáveis por cada demanda e suas etapas;
- Desenhar os fluxos de trabalho que os profissionais devem seguir;
- Envolver os gestores no mapeamento;
- Documentar todo o processo para que seja usado como guia.
Antes de detalhar cada passo, contudo, é importante ressaltar que o mapeamento dos processos é essencial para que as lideranças compreendam como as empresas funcionam e, assim, possam estruturar um plano conciso de melhoria contínua.
Logo, este é um passo que não deve ser ignorado. Posto isto, confira como mapear os processos internos na prática.
1. Descrever as tarefas essenciais
Primeiro, é importante identificar e descrever os processos que a empresa precisa executar. O principal objetivo dessa etapa é conhecer o que será otimizado e os motivos por trás da decisão.
Por esse motivo, é pertinente destacar também a relevância de cada demanda e seu impacto na rotina e nos resultados do negócio.
No RH, por exemplo, pode envolver destacar como o processo de recrutamento e seleção contribui para a formação de uma equipe produtiva e mais alinhada à cultura organizacional.
2. Identificar os responsáveis
O segundo passo envolve identificar os departamentos e os profissionais responsáveis por executar cada tarefa. No mesmo exemplo do tópico anterior, do recrutamento, podem ser os recrutadores na fase inicial e os gestores de RH na etapa de seleção dos candidatos.
Para além de saber quem deve ser acionado a cada demanda, esse passo extrai insights que facilitam o desenho dos fluxos de trabalho, pois os profissionais podem opinar sobre o que funciona ou não com base nas suas experiências.
3. Desenhar os fluxos de trabalho
Neste ponto, você já identificou as demandas e os responsáveis, mas ainda não chegou ao ponto de aprender como estruturar os processos internos. Antes, precisa concluir a etapa de mapeamento, o que demanda o desenho dos fluxos de trabalho.
Na prática, significa fazer uma representação visual das diferentes etapas de cada tarefa.
Neste ponto, é comum empregar ferramentas como o Business Process Model (BPM), um modelo de processos de negócios, que usa símbolos para identificar cada passo, como abertura e fechamento da atividade.
Além disso, o BPM pode incluir diferentes possibilidades, quem deve executar cada etapa e até mesmo automatizar etapas que não necessitam de intervenção humana.
Atualmente existem plataformas online que permitem desenhar esse fluxo com facilidade, como o Canva, que oferece diversos modelos gratuitos para personalizar, e sistemas mais completos que oferecem recursos de automação e inteligência artificial integrados.
4. Envolver os gestores no mapeamento
Este passo em específico pode ser encaixado em qualquer fase do mapeamento e consiste em envolver as lideranças diretas, os gestores de cada departamento, nos processos. Essa estratégia permite ter a opinião de pessoas próximas e com vivência real com as demandas.
Para tanto, é importante integrá-los à equipe responsável pelo mapeamento e solicitar a revisão dos processos para garantir que as etapas (e sua ordem de execução) estejam alinhadas à realidade de cada departamento.
Além disso, vale ressaltar que, como os líderes têm um contato mais direto com os demais responsáveis, sua participação facilita a comunicação entre diferentes equipes e melhora a troca de ideias e opiniões.
5. Documentar os processos
Para concluir o mapeamento e seguir para a explicação de como estruturar os processos internos na prática, vale destacar a necessidade de documentar todas as etapas dessa tarefa.
O principal objetivo é montar um documento que compila todas as ideias e o passo a passo que permitiu desenhar o fluxo de trabalho e disponibilizá-lo como guia para o futuro.
A documentação também facilita a implementação de melhorias, pois mostra a linha de pensamento e o que já foi descartado por não apresentar um valor estratégico. Assim, poupa tempo da equipe, que não precisa discutir ideias que já se mostraram pouco eficientes.
Como estruturar processos internos nas empresas?
Para organizar os processos, é necessário saber como delegar responsabilidades e padronizar a execução das demandas. Além disso, é importante definir objetivos alcançáveis para o negócio, criar fluxos de trabalho replicáveis e escaláveis, monitorar os resultados com frequência e, sempre que necessário, implementar melhorias constantes.
1. Delegar responsabilidades
Com os processos bem mapeados, é o momento de delegar as responsabilidades. Ou seja, definir quem executa cada tarefa, assim como os prazos para entrega. Agora, um exemplo prático de como esse passo pode ser aplicado no RH, mais especificamente no recrutamento e seleção.
Aqui, o processo pode ser aberto pelo gestor de um departamento que sinaliza a necessidade de contratar um profissional.
Em seguida, essa tarefa vai para o gestor de RH, que aceita o pedido e envia a demanda para o recrutador responsável por criar as descrições de vagas para atrair os candidatos.
2. Padronizar as demandas
A segunda dica para estruturar os processos internos envolve padronizar todas as demandas. A ideia é assegurar que a abertura e a execução das tarefas sigam uma ordem específica, a fim de manter a qualidade e garantir o cumprimento dos prazos.
3. Definir objetivos
Também é importante ter objetivos que justifiquem a organização dos processos, como reduzir o tempo das entregas ou diminuir a incidência de erros operacionais.
Uma metodologia útil neste ponto é a SMART, que dita que toda meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal, e ajuda a criar objetivos mais realistas.
4. Criar fluxos de trabalho replicáveis
Os fluxos de trabalho são o resultado de todas as dicas até aqui e consistem na descrição das tarefas, responsáveis, prazos e métodos de execução das demandas. Em todo caso, é essencial criar fluxos fáceis de entender e replicáveis.
Em outras palavras, que qualquer membro da equipe consiga compreender o que é esperado dele e seguir o guia à risca.
5. Monitorar os resultados
Em quinto lugar, é importante monitorar os resultados da organização dos processos. A ideia é entender o que deu certo e o que ainda precisa ser otimizado para que a empresa maximize sua eficiência, mediante a análise de indicadores de performance.
Essas métricas podem variar conforme o departamento. No RH, por exemplo, a análise pode incluir os custos e a duração do recrutamento, a taxa de engajamento dos novos colaboradores e o índice de produtividade dos recém-contratados.
6. Implementar melhorias
Para concluir a lista de dicas, é essencial usar o que você descobriu ao monitorar os resultados para implementar melhorias. Por exemplo, cortar uma tarefa para reduzir os custos do recrutamento ou automatizar uma etapa para aumentar a agilidade.
Como o RH ajuda na organização de processos internos?
O RH participa diretamente da estruturação do fluxo de trabalho ligado à gestão de pessoas. Porém, o trabalho do departamento vai além e inclui o alinhamento estratégico e a comunicação eficiente entre diferentes áreas, além do planejamento do desenvolvimento das lideranças para garantir a participação ativa dos gestores.
Neste cenário de alta demanda, pode ser interessante contar com uma consultoria especializada em RH, como a Rhopen, que une serviços e tecnologias para melhorar a gestão de pessoas da sua empresa.
A Rhopen está presente em oito estados e é expert em diagnóstico organizacional, estruturação de rotina, desenvolvimento de lideranças e consultoria estratégica.
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FAQ: Perguntas frequentes sobre como estruturar processos internos
O que significa estruturar processos internos em uma empresa?
Criar um fluxo de trabalho eficiente e replicável, a fim de aumentar a eficiência operacional e a produtividade da organização a partir do mapeamento dos processos internos. No RH, essa estratégia pode ser usada em tarefas como recrutamento e seleção, processamento da folha de pagamento e treinamentos corporativos.
Como identificar processos que precisam ser organizados?
Com o mapeamento das demandas da empresa para detectar falhas nas operações, como processos longos e pouco eficientes ou dependência extrema de um único profissional ou departamento. Também é necessário avaliar a quantidade de erros operacionais, o tempo de execução e o impacto das tarefas nos resultados.
Quais benefícios a estruturação de processos internos traz para a empresa?
Os principais ganhos são o aumento da produtividade e a redução de erros operacionais, fazendo com que a empresa seja mais eficiente nas entregas. Outros benefícios incluem processos mais escaláveis, contribuindo para um crescimento sustentável, e o aumento da segurança trabalhista, culminando na redução dos passivos.