A automação de processos de RH deixou de ser uma ideia para se tornar a realidade de empresas por todo o mundo, principalmente devido aos avanços tecnológicos dos últimos anos.
Hoje, 21% dos departamentos de RH já usam ferramentas para automatizar tarefas repetitivas e até mesmo algumas mais complexas, como a triagem de currículos no recrutamento e seleção, segundo o relatório HR Monitor da McKinsey.
A expectativa do mercado é de que esse volume aumente nos próximos anos, uma vez que dados compartilhados pelo SHRM indicam que 65% dos processos podem ser automatizados.
Este cenário torna urgente a necessidade de que as organizações se adaptem e integrem ferramentas inteligentes ao dia a dia da gestão de pessoas, conforme explicamos no guia a seguir.
Para começar, explicamos o que é automação de processos de RH, como essa estratégia funciona e apresentamos, em seguida, as tarefas que podem ser beneficiadas por meio da tecnologia.
Principais aprendizados deste artigo
- Automatizar o RH envolve adotar soluções empresariais que podem ser programadas para iniciar e finalizar demandas de rotina sem interferência externa.
- Diversos processos podem ser automatizados; os mais comuns são recrutamento e seleção, admissão e desligamento, e o cálculo da folha de pagamento.
- Também é possível usar a tecnologia para otimizar a gestão de desempenho, os treinamentos corporativos e as pesquisas de satisfação.
- As ferramentas de atuação complementam as habilidades profissionais da equipe de RH, o que faz com que se torne mais produtiva e eficiente.
- Para adotar a estratégia, é importante mapear os processos internos, escolher uma boa ferramenta e investir em capacitação para garantir o bom uso dos sistemas.
O que é automação de processos de RH?
É a adoção de ferramentas para executar tarefas de gestão de pessoas sem interferência humana. Seu principal objetivo é reduzir a sobrecarga sobre os profissionais de RH a partir da eliminação de processos repetitivos, a fim de liberar tempo para que possam focar tarefas de maior valor estratégico para a companhia.
Vale destacar que automação e digitalização são conceitos distintos. A automação acontece quando uma máquina é programada para realizar uma tarefa, como calcular a folha de pagamento sempre na mesma data.
Já a digitalização envolve apenas a transformação de informações analógicas em digitais. Por exemplo, transferir os dados da folha de papel para uma planilha ou um software.
Como funciona a automação de RH?
Funciona com a adoção de um software que permite criar fluxos de trabalho dependentes de certos gatilhos, que são as ações que iniciam e indicam o final dos processos. É importante destacar que o funcionamento depende da conexão entre essa plataforma e os demais sistemas de gestão de pessoas.
Por exemplo, para automatizar a folha de pagamento, é necessário que a ferramenta tenha acesso às informações de controle de ponto, registro dos funcionários, financeiro e até mesmo conexão com o eSocial.
Essa característica é indispensável para garantir o acesso a dados que possibilitem que a ferramenta de automação execute as tarefas sem interferência humana a cada etapa do percurso.
Com esses recursos, é possível indicar que é necessário conferir os dados da folha de pagamento e calcular o valor das remunerações no quinto dia útil do mês ou procurar por currículos que apresentem os pré-requisitos para determinada vaga e encaminhá-los automaticamente para a próxima fase do processo seletivo.
Explicado como funciona a automação de RH, é interessante mencionar também que, hoje, a automação vem em conjunto com o uso da inteligência artificial (IA).
Isso porque os sistemas inteligentes conseguem processar dados e pedidos com mais rapidez e precisão, o que faz com que os processos que apresentamos no próximo tópico se tornem ainda mais eficientes.
O Robô IG da Rhopen consegue identificar inconsistências na folha de pagamento com 100% de precisão e evitar perdas de até 10% devido a erros nos cálculos.
Quais processos podem ser otimizados com a automação de rotinas de RH?
Quase toda a gestão de recursos humanos pode ser automatizada. Os processos mais comuns são os de recrutamento e seleção, bem como a admissão e o desligamento de colaboradores. Porém, é possível usar a tecnologia para otimizar a folha de pagamento, o controle de ponto e a análise de dados.
Confira mais detalhes nos tópicos seguintes.
1. Recrutamento e seleção
É possível automatizar a triagem dos currículos para agilizar a análise dos candidatos para as vagas de emprego. Aqui, as ferramentas buscam por palavras-chave referentes às competências necessárias, a fim de encontrar os profissionais mais alinhados às necessidades da empresa.
Também dá para usar a tecnologia para automatizar o contato com os candidatos, como envio de e-mails sobre as próximas fases da seleção, aplicar testes e até mesmo agendar entrevistas.
2. Admissão e desligamento
Na admissão, os processos que mais se beneficiam da automação são a assinatura do contrato de trabalho, a escolha dos benefícios corporativos e o processo de onboarding (integração) dos recém-contratados, que passam a ser realizados digitalmente.
Já no desligamento, é possível otimizar tarefas como a entrevista e o exame demissional, bem como a assinatura de documentos.
3. Folha de pagamento
Em relação à folha de pagamento, pode-se automatizar todo o processamento do documento, desde a checagem dos dados até o agendamento do envio das remunerações. Aqui, inclui-se ainda o cálculo de adicionais, encargos e descontos obrigatórios.
4. Controle de ponto
O gerenciamento da jornada, com o monitoramento de horas extras e faltas, também pode ser automatizado, o que aumenta a eficiência e reduz a incidência de erros nos cálculos feitos pela empresa.
Aqui, imagine que sua empresa não automatize o controle de ponto e, no final do mês, marque que um trabalhador faltou sem justificativa (gerando desconto na folha). Só que esse funcionário estava na empresa e a falta foi um erro do controle manual. E agora?
Um único descuido como este pode causar sérios problemas, uma vez que o profissional pode se sentir lesado e exigir uma compensação na justiça, o que não é bom para nenhum dos envolvidos, concorda?
5. Gestão de dados e relatórios
Os dados são um dos elementos mais importantes da gestão de pessoas, pois permitem que o departamento avalie tanto a própria performance quanto a dos demais colaboradores. Neste cenário, a automação chega para centralizar e agilizar a coleta e o processamento.
Dessa maneira, o time de RH tem acesso a relatórios que sintetizam a situação da organização e podem orientar a tomada de decisões estratégicas.
Para concluir este tópico, é interessante mencionar que outros processos de RH que ficaram de fora desta lista também se beneficiam da automação, como:
- gestão de desempenho;
- treinamentos corporativos;
- gestão de benefícios;
- pesquisas de satisfação e de engajamento.
Qual é a importância da automação no RH?
A estratégia é importante devido aos benefícios que proporciona para a gestão de pessoal. Entre os principais, podem ser citados ganhos como:
- aumento da produtividade e da eficiência operacional no RH;
- redução de custos operacionais;
- melhora da experiência do colaborador;
- redução dos erros operacionais e do retrabalho.
Ainda sobre a importância da automação no RH, vale mencionar que a prática possibilita padronizar os processos internos. Dessa maneira, é possível garantir a qualidade das entregas, não importa quem as execute ou a quantidade de demandas acumuladas.
Também vale citar o aumento do compliance. Isso porque automatizar os processos ajuda na conformidade com as legislações. Primeiro, porque as ferramentas como a Rhopen seguem à risca as normas trabalhistas. Segundo, porque padronizam as demandas, garantindo o cumprimento das regras em todas as situações.
Outro ganho interessante da automação no departamento de recursos humanos é a rastreabilidade do fluxo de tarefas. Na prática, significa que a empresa consegue acompanhar o andamento de todos os processos em tempo real para ter mais controle e apoio no planejamento e na tomada de decisões.
Para concluir o tópico, a estratégia permite que o RH atue de forma mais analítica e consultiva. Em outras palavras, guie-se por dados reais para antecipar problemas e demandas, e não somente de maneira reacionária.
Por exemplo, é possível identificar uma tendência ao aumento do turnover antes que aconteça para o departamento poder agir para evitar a alta na rotatividade de profissionais.
Antes de seguir a leitura, confira nosso artigo sobre os custos invisíveis dos erros no cálculo da folha de pagamento.
Quais são os principais desafios da automação de rotinas de RH?
Ao automatizar a gestão de pessoas, deve-se enfrentar obstáculos como:
- resistência dos colaboradores à adoção de novas tecnologias e/ou mudanças na cultura organizacional;
- adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e preocupação com a privacidade dos usuários;
- integração da plataforma de automação aos sistemas de RH já utilizados;
- investimento inicial;
- complexidade da operação, o que pode ser um problema para empresas com pouca maturidade tecnológica;
- mudanças na rotina e/ou trabalho dos profissionais.
Outro desafio comum é garantir que a tecnologia seja usada como complemento às habilidades dos profissionais, que ganham papel de destaque em tarefas de maior valor estratégico, e não se torne um substituto da força humana.
Como automatizar os processos de RH?
O passo a passo para otimizar o RH envolve:
- Mapear demandas para identificar processos manuais que podem ser automatizados, como a triagem de currículos ou o cálculo da folha de pagamento;
- Escolher uma boa ferramenta e integrá-la aos sistemas internos, como controle de ponto e gestão de benefícios;
- Capacitar a equipe de RH sobre o funcionamento da plataforma de automação e os novos processos de gestão de pessoas;
- Monitorar os resultados da estratégia e fazer alterações para manter a eficiência.
Este é o tutorial básico de como automatizar os processos de RH, e no tópico seguinte nos aprofundamos em como escolher uma boa plataforma de apoio, com os principais requisitos e o porquê de valer a pena ter ajuda profissional nesta etapa.
Como escolher uma boa ferramenta de automação no departamento de recursos humanos?
A plataforma ideal deve ser capaz de mapear processos automaticamente com previsão e se integrar completamente aos demais softwares de RH. Também é essencial que a ferramenta escale as operações com facilidade, ofereça suporte especializado aos usuários e adira tanto à legislação trabalhista quanto à de processamento de dados.
Outro ponto indispensável é um bom custo-benefício, sendo importante alinhar recursos essenciais com um valor alinhado às possibilidades do negócio.
Contudo, como existem inúmeras soluções no mercado (com cada uma sendo mais adequada para um tipo ou tamanho de empresa), pode ser interessante contar com apoio especializado ao escolher uma ferramenta.
Neste cenário, surge a Rhopen, uma consultoria de soluções de recursos humanos e departamento pessoal que pode:
- diagnosticar a situação dos negócios e mapear os processos internos;
- padronizar a estrutura do RH;
- orientar sobre as melhores soluções tecnológicas e apoiar a implementação;
- monitorar os resultados e sugerir otimizações.
Leve a tecnologia e promova a automação dos processos do seu RH com um parceiro de longo prazo. Agende uma reunião com um dos nossos consultores comerciais e confira como a Rhopen pode ajudar a sua empresa.
FAQ: Perguntas frequentes sobre automação de processos de RH
Quando a automação de RH faz mais sentido para as empresas?
Quando a empresa está madura tecnologicamente, já investe em transformação digital regularmente, ou apresenta gargalos que podem ser resolvidos mais facilmente com a automação, como demora para processar os currículos recebidos. É preciso, no entanto, diagnosticar a situação para identificar quais recursos adotar no momento.
Como medir os resultados da automação de RH?
A partir do monitoramento de indicadores de desempenho de gestão de pessoas. Os mais comuns são tempo e custo médios do recrutamento, nível de satisfação dos colaboradores, quantidade de solicitações resolvidas, índice de engajamento, taxa de erros operacionais nas tarefas de rotina e retorno sobre o investimento (ROI).
Toda empresa pode automatizar seus processos de RH?
Sim, a automação das tarefas de gestão de pessoas é bastante democrática e, portanto, pode ser adotada por empresas de pequeno e de grande porte. Entretanto, é necessário atentar aos recursos disponíveis e às necessidades de cada negócio, visto que organizações de porte apresentam problemas distintos daqueles de microporte.
Essa diferença impacta diretamente a escolha das plataformas e dos processos a serem automatizados.
A automação de RH substitui profissionais da área?
Não, a automação, na verdade, é uma ferramenta de apoio que aumenta a eficiência do trabalho dos profissionais. Porém, o fator humano ainda é de grande importância para um RH produtivo. Por esse motivo, ambas as partes devem atuar de forma conjunta para obter bons resultados.