Saber como melhorar a comunicação é essencial para o desenvolvimento da organização e das pessoas que a compõem. Aplicar recursos nessa área faz com que o negócio se torne mais próspero tanto no que diz respeito ao clima organizacional quanto à produtividade, além de fortalecer a retenção de talentos.

O compartilhamento de informações importantes mantém colaboradores informados, melhorando a qualidade das interações com clientes, fornecedores e parceiros. Assim, a comunicação interna também é aprimorada.

Mas como alcançar esse patamar sem se perder no caminho? Trouxemos 7 dicas para você aplicar!

1. Centralize a comunicação

O grande problema da comunicação nas empresas é quando ela não acontece. Quem usa sistemas como mandar recados ou anotá-los, colar post-its e escrever em agendas de papel, por exemplo, está muito propenso a perder informações no meio do caminho.

A verdade é que tal gestão requer a centralização e a proteção de todos os dados importantes. Nesse contexto, ambientes como a nuvem, além das plataformas de trabalho remoto, são alternativas seguras.

Quando vai atender um cliente, o colaborador lança determinada informação no sistema — que, automaticamente, já atualiza tudo àquele respeito no banco de dados. Ao utilizar outros meios, a tendência de retrabalhos, atrasos e prejuízos é muito maior.

Marque reuniões e eventos

Outro ponto que envolve a comunicação é contar com toda a equipe reunida ao passar informações importantes. Isso serve para reuniões, estratégias e grandes decisões da empresa: é melhor que todos recebam o mesmo comunicado, de maneira semelhante. Nesse momento, quem está à frente também deve se colocar à disposição para esclarecer dúvidas.

2. Mapeie os processos

Além de uma liderança receptiva — aberta para questionamentos e pedidos de explicação —, é muito importante ter um mapeamento do fluxo de trabalho. Muitas vezes, erros de comunicação acontecem porque as pessoas não sabem o que deveriam fazer ou quem é responsável por determinada função.

Ter processos bem estruturados elimina questões e conversas que giram em torno de ações confusas. À medida que um projeto vai progredindo, é primordial que os responsáveis pelas etapas tenham acesso ao andamento, de maneira parelha. Além de tornar os procedimentos enxutos, isso gera consciência e elimina erros de comunicação.

3. Crie uma política de feedbacks

Para desenvolver pessoas, as avaliações de desempenho periódicas são fundamentais. Dessa forma, os líderes podem dizer diretamente aos colaboradores quais foram seus erros e acertos em certo período de trabalho, além de sugerir melhorias e indicar caminhos a serem seguidos.

O feedback é uma excelente maneira de melhorar a performance da equipe e mostrar aos colaboradores que a empresa está interessada pela evolução profissional de cada um. Mas vale ressaltar que os retornos não devem ser unilaterais: a companhia e seus líderes também precisam ser avaliados pela equipe.

Isso pode acontecer por meio de conversas diretas ou formulários de satisfação, nos quais o colaborador apresenta elogios, críticas e sugestões. É essencial que todos se sintam à vontade para opinar sem medo de represálias ou constrangimentos. A partir daí, a própria gerência pode planejar treinamentos para suprir os pontos fracos encontrados.

4. Invista em canais internos de comunicação

Contar com os canais de comunicação adequados é uma das medidas mais importantes para melhorar o diálogo com os funcionários. Use a tecnologia a seu favor e centralize informações cotidianas em veículos de acesso diário, como intranet ou newsletters.

Apostar em WebTVs, revistas e hotsites pode funcionar para a divulgação de conteúdos e projetos especiais. Além disso, invista em maneiras de tornar as conversas entre os colaboradores mais dinâmicas no dia a dia.

Chats internos e redes sociais corporativas são ótimas ferramentas para proporcionar um fluxo de informações mais rápido e seguro, aumentando a agilidade dos processos internos. Programas de desempenho, recompensas e feedbacks também são possíveis nesse ambiente.

5. Reconheça o bom desempenho

Elogiar os resultados de destaque é uma excelente estratégia para fortalecer a comunicação interna. Medidas simples de reconhecimento público podem surtir um efeito tão positivo na equipe quanto bonificações e premiações atreladas a metas.

Que tal publicar um vídeo de agradecimento ao time que superou os objetivos do mês? Ou, então, convidar um colaborador de destaque para palestrar na próxima reunião de equipe, reconhecendo sua autoridade como profissional?

Esse tipo de ação costuma deixar a pessoa em questão muito satisfeita, além de motivar os demais membros da equipe a se aplicarem totalmente. Lembre-se de que a noção de reconhecimento varia de acordo com o perfil do time.

Sendo assim, estude bem as personalidades da equipe e planeje formas de recompensa que não criem uma atmosfera competitivamente ruim ou menosprezem os demais colegas. O reconhecimento e a esfera social estão no topo das necessidades humanas, portanto é preciso estabelecer um ambiente propício.

6. Saiba administrar conflitos

Quando personalidades muito diferentes precisam trabalhar juntas, é natural que conflitos ocorram. Por isso, empresas que buscam formas de lidar com o problema e tirar proveito dele saem na frente quando o assunto é comunicação interna e gestão de equipes.

De modo geral, um método para evitar ao máximo qualquer tipo de atrito é ser transparente com todos os colaboradores e dispensar favoritismos. Assim, é possível reduzir as chances de ocorrer alguma discussão por conta de ruídos na comunicação, por exemplo.

Aprofunde seus conhecimentos sobre pessoas

A teoria dos Recursos Humanos, a Psicologia e a programação neurolinguística, entre tantas outras áreas do conhecimento, podem dar bons direcionamentos para mediar conflitos ou evitá-los. Busque conhecer tipos de personalidade, temperamento e liderança, entre outros aspectos importantes para a gestão de pessoas.

Quando você conhece os membros da equipe ou, ao menos, consegue identificar os pontos fracos, fortes e característicos das pessoas, a probabilidade de evitar conflitos é muito mais alta. Além disso, é possível potencializar o desempenho, delegar tarefas de forma positiva e dar feedbacks produtivos, considerando as particularidades de cada um.

7. Promova o bom clima organizacional

Promover o diálogo formal e informal entre os colaboradores, por meio de reuniões e happy hours, por exemplo, é uma ótima alternativa para melhorar o clima interno e fazer a comunicação fluir sem muitos problemas.

Momentos de descontração ou interações lúdicas durante a rotina, como a promoção de coffee breaks, também funcionam. Se for do perfil da empresa, a fim de melhorar a comunicação, podem ser propostas atividades como amigo secreto e dia da família no escritório, entre tantas outras possíveis.

A intenção é provocar a interação entre as pessoas no ambiente de trabalho, despertando aspectos em comum e, consequentemente, a proximidade.

Aposte no desenvolvimento dos colaboradores

Entre aquilo que o gestor pode fazer, há outra questão: alguns colaboradores não sabem como se expressar e acabam causando confusão quando expõem uma situação ou dão determinada instrução.

A clareza nem sempre é uma característica pessoal, portanto não deixe de incentivar a equipe a se desenvolver. Reforce conhecimentos como oratória, postura e raciocínio lógico, entre outros que possam ser trabalhados em caráter de resposta ao aprimoramento da comunicação.

Agora que você já sabe como melhorar a comunicação, não perca mais tempo: coloque tudo o que aprendeu em prática.

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