As reuniões 1:1 são ferramentas estratégicas que ajudam a manter os colaboradores alinhados às metas da empresa, estimulam o engajamento e ainda aumentam a satisfação com a organização.
Inclusive, dados da Gallup indicam que profissionais que recebem feedbacks construtivos constantes chegam a ser 80% mais engajados no dia a dia . Enquanto outra pesquisa da mesma revista mostra que profissionais altamente engajados apresentam taxas de produtividade 14% maiores e de absenteísmo 78% menores.
Neste cenário, aprender o que são reuniões 1:1 e como fazer uma é o que diferencia um RH estratégico e eficiente de um departamento engessado e reativo. Confira o passo a passo no artigo a seguir.
Principais aprendizados deste artigo
- As reuniões 1:1 são conversas realizadas entre colaboradores e liderança a fim de alinhar metas e avaliar o desempenho, a fim de aumentar a produtividade da empresa.
- Os encontros devem ser feitos com uma frequência consistente e podem ser utilizados para assegurar um onboarding eficaz, ajustar o PDI ou avaliar o clima organizacional.
- Quando bem aplicadas, as reuniões individuais promovem o aumento da satisfação dos colaboradores, a melhora da comunicação interna e a redução da taxa de turnover.
- Para conduzir conversas produtivas, é importante treinar a liderança, definir a frequência e a duração dos encontros, discutir as pautas previamente e abrir espaço para opiniões dos trabalhadores.
O que são reuniões 1:1?
São encontros individuais entre os colaboradores e a liderança, cujos objetivos podem ser dar um feedback ou discutir os resultados alcançados no período. Porém, esse tipo de reunião também pode servir para alinhar as metas e os objetivos da equipe, indicar melhorias ou compreender as necessidades dos funcionários.
No geral, os encontros têm curta duração e fornecem um ambiente seguro para as conversas, o que permite que os colaboradores fiquem mais confortáveis ao dar opiniões e expressar suas preocupações sobre o trabalho.
Como funcionam as reuniões 1:1?
A partir da definição da frequência e da duração, além dos tópicos conversados durante os encontros, que podem ser:
- avaliação de desempenho dos colaboradores no período;
- alinhamento das prioridades da empresa e dos profissionais;
- ajuste da carga de trabalho;
- feedbacks sobre os projetos;
- problemas que, porventura, possam atrapalhar as entregas.
Ainda na explicação de como funcionam as reuniões 1:1, vale ressaltar que os momentos de conversa devem ser estruturados para serem breves e abrirem espaço para que os trabalhadores se expressem livremente.
Dessa maneira, é possível estruturar encontros com maior valor estratégico e, portanto, mais produtivos para a empresa.
Qual é a importância das reuniões 1:1 na avaliação de desempenho?
Principalmente para garantir que a liderança e as equipes estejam com as expectativas sobre o trabalho alinhadas e, assim, reduzir a necessidade de refazer projetos devido a erros. As reuniões também são importantes para assegurar que os profissionais recebam um feedback contínuo e em tempo real.
Essa última característica, inclusive, é essencial para criar um time coeso, engajado e produtivo, pois mostra se os colaboradores estão no caminho correto ou se determinadas ações precisam ser corrigidas.
Ainda sobre a importância das reuniões 1:1 na avaliação de desempenho, é útil considerar fatores como:
- aumento da confiança dos trabalhadores na gerência, pois os encontros individuais os aproximam da liderança;
- estímulo ao desenvolvimento profissional, uma vez que permite discutir o que pode ser feito para que os colaboradores cresçam na empresa;
- aumento da satisfação das equipes, pois fazem com que os membros se sintam mais valorizados;
- melhora da comunicação interna, pois abre um espaço específico para troca de ideias;
- redução do turnover (rotatividade) e aumento da retenção de talentos.
Qual é o papel do RH no uso das reuniões individuais?
O RH deve agir de forma estratégica para garantir que os colaboradores saibam o que esperar e para que a liderança seja capaz de conduzir os encontros individuais. Essa mudança de percepção acontece em partes. Primeiro, com o oferecimento de treinamentos para os gestores sobre como conduzir as reuniões.
A segunda parte envolve a criação de uma cultura de feedback para fazer com que os encontros sejam esperadas e consideradas parte essencial da rotina.
Também é papel do departamento padronizar e acompanhar a implementação das reuniões individuais e alinhá-las às demais práticas de gestão de desempenho, como avaliações e feedbacks gerais.
Dessa maneira, mantém-se a consistência dos encontros, o que garante melhores resultados para a organização.
Quando utilizar as reuniões one-on-one no RH?
O ideal é que os encontros sejam regulares e consistentes. Em outras palavras, realizados com uma frequência fixa para garantir o máximo aproveitamento dos resultados, comumente mensal. Porém, existem momentos em que as reuniões podem ser mais frequentes, geralmente semanais ou quinzenais, como:
- processo de onboarding, para garantir que os recém-contratados se adaptem corretamente à cultura da empresa;
- ajustes no plano de desenvolvimento individual (PDI);
- ciclos de avaliação de desempenho ou em pesquisas de clima organizacional.
Em todo caso, as reuniões one-on-one no RH não devem ser reativas. Ou seja, não podem ser agendadas como reação a um acontecimento, como um conflito entre membros da equipe.
Mas, sim, fazer parte da rotina da empresa. Dessa maneira, os colaboradores já sabem quando e o que esperar dos encontros, o que aumenta o engajamento e reduz a ansiedade.
Como fazer reuniões 1:1 na avaliação de desempenho?
O passo a passo pode incluir as seguintes tarefas:
- Preparar a liderança para conduzir os encontros;
- Estabelecer a frequência, a duração e o local das reuniões;
- Definir as pautas a serem discutidas;
- Estabelecer as metas mais importantes;
- Dar feedbacks construtivos;
- Ouvir o que os colaboradores têm a dizer;
- Documentar o que foi discutido.
Confira, a seguir, mais detalhes sobre cada um destes passos.
1. Preparar a liderança para conduzir os encontros
O primeiro passo é assegurar que a liderança direta, que consiste nos gestores, supervisores e coordenadores, saiba como conduzir uma reunião 1:1.
Neste ponto, podem ser oferecidos treinamentos que ensinem as melhores práticas a serem adotadas, principalmente em relação ao tom de voz e aos conteúdos que devem ser abordados durante o encontro.
2. Estabelecer a frequência, a duração e o local das reuniões
Em seguida, é importante definir com que frequência a empresa realizará as reuniões e qual será a duração de cada encontro. É necessário manter a consistência e garantir que as conversas não interfiram no fluxo de trabalho.
Por esse motivo, se as reuniões forem mais frequentes, semanais ou quinzenais, o ideal é que sejam mais curtas, apenas para discussão de entregas e alinhamento de metas.
Caso a frequência seja mensal ou bimestral, as conversas podem ser mais longas, afinal, existe mais assunto acumulado.
Já em relação ao local, o ideal é que seja confortável e reservado, para garantir a privacidade dos participantes, mas sem intimidá-los.
3. Definir as pautas a serem discutidas
O terceiro passo envolve a definição das pautas, os tópicos, que serão discutidos. Vale ressaltar que não há uma regra que determine o que a liderança deve falar, uma vez que os assuntos dependem dos objetivos e da rotina de cada empresa.
Em todo caso, é importante saber o que conversar antes de começar os encontros para evitar desvios e guiar a discussão de forma produtiva. Para ajudar, os condutores podem ter uma lista de perguntas para fazer aos trabalhadores, por exemplo:
- Como foi a sua semana ou o período desde a última reunião?
- Quais são as suas metas pessoais?
- Você enfrenta algum problema para executar suas demandas?
- Como a empresa pode ajudar a ter mais produtividade? Tem alguma sugestão?
- Deseja comentar sobre mais algum assunto?
4. Estabelecer as metas mais importantes
Durante as reuniões, é essencial definir as metas que os colaboradores precisam cumprir até o próximo encontro e indicar o que pode ser feito para alcançá-las. Vale ressaltar que os objetivos devem ser relevantes para a empresa e alcançáveis para não gerar frustração na equipe.
5. Dar feedbacks construtivos
O espaço também deve ser aproveitado para dar feedbacks construtivos sobre a performance da equipe. O espaço não é reservado apenas para elogios, mas comentários positivos devem fazer parte dos assuntos discutidos.
A recomendação é fazer uma análise do desempenho de cada profissional e apresentar o que deu certo e o que precisa ser melhorado até o próximo encontro.
Confira o nosso guia completo sobre feedback para aprender como estruturar reuniões mais produtivas.
6. Ouvir o que os colaboradores têm a dizer
Ao mesmo tempo, é essencial abrir espaço para que os trabalhadores expressem suas opiniões. Por esse motivo, ao final das reuniões, é interessante perguntar se eles desejam dar uma opinião ou expressar uma dificuldade.
Neste ponto, a liderança precisa se mostrar atenta e receptiva, até mesmo às críticas, para criar um relacionamento centrado na confiança mútua.
7. Documentar o que foi discutido
O último passo envolve documentar tudo o que foi discutido nos encontros. Aqui, a indicação é anotar os principais pontos e o que foi decidido. No final, esse resumo pode ser compartilhado com os colaboradores para garantir a aderência aos acordos.
Quais são os erros mais comuns nas reuniões one-on-one no RH?
As falhas que as empresas mais cometem, e que podem comprometer a eficiência das avaliações, são:
- não preparar os gestores para liderar as reuniões;
- não aprofundar as conversas e ter discussões genéricas e que pouco agregam à empresa;
- cobrar excessivamente e esquecer de apresentar os resultados positivos da equipe;
- adiar ou cancelar as reuniões com frequência, o que prejudica a consistência necessária para garantir a eficiência das conversas;
- não implementar e/ou monitorar o que foi discutido nas reuniões.
Esses erros podem ser evitados com um planejamento adequado e com o suporte correto. Confira a seguir como a Rhopen pode ajudar sua empresa a estruturar reuniões 1:1 mais eficientes.
Como a Rhopen ajuda a estruturar reuniões mais eficientes?
Com o oferecimento de soluções personalizadas para o RH de empresas de todos os portes e segmentos. A Rhopen é a única consultoria full service do Brasil que pode ajudar as organizações na estruturação dos processos relacionados à avaliação de desempenho e no desenvolvimento e capacitação das lideranças.
Além disso, oferece apoio na implementação de práticas de feedback contínuo e em como gerenciar o capital humano dos negócios com base no desempenho da sua equipe.
Conte com ajuda especializada para estruturar suas reuniões 1:1. Entre em contato com a equipe comercial da Rhopen e veja como uma consultoria de RH pode alavancar a sua empresa.
FAQ: Perguntas frequentes sobre reuniões 1:1
Com que frequência as reuniões 1:1 devem acontecer?
A frequência e a duração dos encontros dependem inteiramente da rotina da equipe, uma vez que não devem atrapalhar o fluxo de tarefas diário. Porém, o mais comum é que as reuniões sejam realizadas mensalmente. Caso o time decida por encontros mais frequentes, é possível reduzir sua duração.
As reuniões 1:1 substituem a avaliação de desempenho formal?
Não, na verdade, o ideal é que sejam usadas como complemento, por abrirem espaço para a equipe ter conversas rápidas e por ajudarem a alinhar as expectativas no dia a dia. As avaliações formais ainda são indispensáveis por entregarem oportunidades de oferecer feedbacks mais completos e estratégicos.
Quem deve conduzir as reuniões 1:1 nas empresas?
O gestor ou o supervisor da equipe, uma vez que esses profissionais têm contato direto com os colaboradores no dia a dia. Sendo assim, são mais habilitados para conduzir a conversa, principalmente por conseguirem abordar temas mais relevantes para o desempenho, além de poderem receber críticas e sugestões diretamente.
Qual é a diferença entre reuniões 1:1 e feedbacks?
As reuniões 1:1 costumam abordar diversos temas relevantes para o trabalho, enquanto os feedbacks focam os resultados dos colaboradores. Outras diferenças são que os encontros individuais são regulares e dão abertura para uma conversa, já que os feedbacks podem ser dados a qualquer momento e tendem a ser unilaterais.