auditora exibe resulados positivos para uma colega após uma auditoria no departamento pessoal

Auditoria no departamento pessoal: guia completo

O departamento pessoal, ao abordar a gestão de pessoas, engloba diversos aspectos, desde o treinamento e desenvolvimento de colaboradores, até questões mais técnicas como benefícios, folha de pagamento, medicina e segurança do trabalho, recolhimento de tributos, legislação trabalhista etc.

Nesse sentido, o RH precisa sempre estar atento às melhores práticas na área, monitorando tudo que acontece para garantir que os procedimentos estão sendo executados corretamente, tanto no sentido de obediência às regras quanto no de eficiência, ou seja, da utilização de recursos da forma mais proveitosa possível.

Pensando na importância desse assunto, trouxemos esse guia para explicar o que caracteriza uma auditoria, quais são os principais pontos para aplicá-la no departamento pessoal, além das vantagens. Que tal se inteirar? Continue lendo e descubra!

O que caracteriza uma auditoria no departamento pessoal?

A auditoria consiste em um processo especializado de assessoria. Trata-se de uma atividade independente que avalia não apenas as operações com foco na otimização dos procedimentos, mas também a integridade deles.

Em outras palavras, a auditoria no departamento pessoal serve para fazer um levantamento das práticas e pontuar se as políticas, planos, metas, normas, regulamentos e leis estão sendo observadas na atuação.

Quais os principais motivos para se realizar uma auditoria no departamento pessoal?

A primeira razão pela qual o departamento pessoal deve recorrer às auditorias é a segurança. Na verdade, essa prática deve ser periódica, fazendo parte das iniciativas de Compliance.

A lógica é simples: é importante monitorar sempre as atividades, a fim de que irregularidades sejam corrigidas e problemas evitados. Nesse sentido, trouxemos a seguir alguns motivos pontuais para confiar na auditoria, confira!

Evitar problemas com ações trabalhistas

Quem trabalha no departamento pessoal, ao ter acesso ao serviço da auditoria, obtém condições de se antecipar de possíveis autuações advindas do Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho.

Para se livrar de problemas desse naipe, o DP pode, por meio da auditoria, fazer checklists com todas as áreas e ações da área, conferindo se os conformes trabalhistas estão todos em ordem. Assim, sabe-se com precisão o que deve ser auditado.

Melhorar o relacionamento com a equipe

Quando a empresa cumpre com as obrigações, dando conta dos direitos trabalhistas, evita problemas com o Ministério do Trabalho, isso é fato. Se não há erros, a organização não dá vazão para possíveis reclamações.

Na verdade, essa prática por si só já é uma forma de fortalecer o relacionamento da gestão com a equipe, afinal, a empresa se mostra idônea e deixa claro que leva os direitos dos trabalhadores a sério, cumprindo certinho todas as obrigações.

Reduzir custos e despesas

A auditoria fiscal, tributária e contábil, aplicada ao departamento pessoal, pode dar novos ares à aplicação de recursos da gestão. Quando você varre os procedimentos para encontrar possíveis desajustes e desperdícios, na verdade, está aumentando a eficiência da operação e evitando prejuízos.

Vale lembrar que questões como e-Social são muito importantes e estão diretamente ligadas à fiscalização e posicionamento da empresa diante disso. As alterações têm total impacto na gestão de folha de pagamento, por exemplo.

Se o RH não está atento às atualizações constantes, pode acabar não se adequando em algum ponto e sofrendo penalidades em função disso.

Manter o alinhamento com a Legislação

Falando em atualizações, esse é um ponto importante: o cenário externo à empresa influencia completamente no trabalho do departamento pessoal. Com um panorama tão volúvel, as regras e resoluções estão muito propícias a alterações e, com o volume de trabalho do RH, algumas coisas podem passar batidas.

Nesse sentido, a auditoria também colabora, afinal, há uma equipe determinada para analisar cada aspecto, apontando se os procedimentos estão cumprindo a Legislação atualizada. Adequações necessárias também devem ser orientadas por especialistas que fazem parte dessa equipe, auxiliando na implementação.

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Como deve ser realizada a auditoria no departamento pessoal?

Como dissemos, é preciso uma equipe específica para realizar o trabalho de auditoria nas atividades desempenhadas pelo departamento, ok? Veja algumas das ações que devem ser observadas:

  • admissão e documentação contratual;
  • jornada de trabalho e registro de ponto;
  • medicina e segurança do trabalho;
  • folha de pagamento e a averiguação de seus respectivos cálculos;
  • FGTS e INSS;
  • terceirização e pagamentos a prestadores de serviço;
  • décimo terceiro salário;
  • férias;
  • rescisão contratual;
  • benefícios;
  • riscos previdenciários e trabalhistas;
  • outros controles do DP (como provisão de férias, PAT, folha negativa, autorização para descontos em folha, contribuição sindical etc.);
  • reclamatórias trabalhistas.

Dentro dessas “grandes áreas”, há diversos processos internos: todos eles precisam ser auditados para garantir que nenhum deslize ocorreu e, assim, prevenir manchas na imagem da organização, trazendo a transparência como pilar da gestão de pessoas.

Quais são os principais erros evitados?

Entre os erros de gestão mais comuns cometidos pelo departamento pessoal — que podem gerar muita dor de cabeça — podemos citar: gerenciamento equivocado de horas extras, assédio (moral e sexual), terceirizações indevidas, justa causa, acidentes de trabalho, doenças referentes à atividade de trabalho, descontos e benefícios equivocados e FGTS.

Alguns pontos são menos óbvios do que parecem. O artigo 482 prevê 12 razões para justa causa, por exemplo, mas a jurisprudência recentemente esclarece o entendimento de situações que também acarretam nesse tipo de rescisão de contrato. Atos de improbidade estão dentro desse contexto.

Esse exemplo é apenas para demonstrar o quanto uma auditoria pode atuar em questões que, à primeira vista, podem parecer inofensivas, mas, na verdade, são capazes de causar impactos muito negativos para todos os envolvidos. Portanto, a dica de ouro é mudar a sua mentalidade sobre pontos como esse.

Como garantir uma auditoria de qualidade que entrega resultados reais?

O desafio está sim em conseguir agregar profissionais especializados para a equipe de auditoria, tornando o processo valoroso pela composição do time que vai analisar. Pense bem: alguém para rever o trabalho de um outro profissional, precisa ser altamente qualificado, além de imparcial em algumas questões.

Nesse sentido, é recomendado contar com uma ajuda externa. Busque por uma empresa séria, que tenha expertise na área e possa apresentar cases de sucesso. É importante também que essa equipe direcione os resultados para a área que vai auditar, podendo assim lidar especificamente com os desafios enfrentados, de maneira não generalista.

Quais critérios utilizar para escolher uma empresa de auditoria?

Considere os objetivos da auditoria para escolher quem é o agente mais adequado para realizá-la. É possível que um ente interno realize, a recomendação é abrir espaço para que alguém com uma visão “de fora” possa olhar os processos com mais afinco para orientar mudanças e melhorias.

Opte por agentes externos que sejam capazes de desenvolver um diagnóstico e apresentar propostas de adequação. Se a auditoria vai acontecer no departamento pessoal, nada de contratar uma consultoria financeira, ok? Embora existam pontos desse setor dentro do RH, é fundamental que a assessoria seja especializada em gestão de pessoas.

Apenas dessa forma, a equipe vai conseguir entender os desafios específicos da área, apontando o que o RH pode, especificamente, implementar, alterar, testar, medir etc., para alcançar o nível um desempenho melhor, além de, é claro, livrar o departamento de irregularidades e penalidades.

Foco nos ajustes, nas implementações e nos resultados

Um último alerta sobre a escolha da parceria para auditoria no departamento pessoal: a equipe precisa estar apta ao fornecimento de orientações acerca dos problemas encontrados, bem como a implementação de novos modelos de operação.

De nada adianta você contar com uma consultoria que consegue mapear tudo que é desempenhado, apontar todas as desconformidades, mas é totalmente confusa nas ações referentes às correções: teoria é importante, mas resultados são fundamentais!

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Quais as vantagens de uma auditoria no departamento pessoal?

Apesar de a ideia de auditoria no departamento pessoal soar um tanto quanto burocrática na teoria, a verdade é que, na prática, essa postura traz vantagens de peso para o RH, impactando no desempenho da organização como um todo e afetando, inclusive, o posicionamento da empresa no mercado. Entenda a seguir!

Identificação e correção de disfunções

Decisões estratégicas podem ser tomadas a partir do mapeamento dos procedimentos. Quando você consegue fazer um panorama para observar todo o desempenho do departamento pessoal, fica mais simples identificar o que está oneroso ou fora das normas. A partir daí, correções são possíveis.

Essa ideia de aprimoramento constante e preocupação com o cumprimento das obrigações e regulamentações — que fica explícita em processos de auditoria e compliance — traz sempre um renovo às áreas envolvidas, uma vez que a busca da correção de problemas demonstra a capacidade de expansão, crescimento e consolidação da empresa.

Transparência de processos

Nesse sentido, a auditoria não é apenas uma ação defensória. Ela não acontece apenas para evitar ações trabalhistas ou garantir que a empresa não seja multada. Ela é também uma atividade proativa, visto que antecipa problemas possíveis e dá tática para que o departamento pessoal aprimore a performance.

Se a organização mantém tudo nos conformes e não tem nada a esconder, o valor da transparência se sobressai. Vale ressaltar que esse é um dos princípios das empresas que são gigantes no mercado. Afinal, quem não deve, não teme, concorda? É importante ter orgulho dessa postura “correta” e mostrar isso ao mundo.

Alta credibilidade

Pegando um gancho do item anterior, os processos periódicos de auditoria também colaboram para que a empresa estabeleça a sua imagem de altamente confiável. Isso agrega valor ao nome do negócio não apenas em nível de concorrência, no mercado, mas também para as melhores mentes do mercado, que buscam locais incríveis para trabalhar.

É totalmente negativo quando um empreendimento não arca com as suas obrigações e depois fica “manchado”. Na verdade, a reputação é tão importante quanto a qualidade dos serviços prestados. A imagem da empresa — a marca — é um dos ativos intangíveis de mais valor que ela tem. É estupidez ignorar isso.

Motivação de colaboradores

Pense bem: se o RH é famoso por sua idoneidade, os colaboradores confiam que seus direitos estão sendo respeitados, sabem que seus benefícios estarão sempre disponíveis sempre conforme o combinado, entre outras posturas nesse sentido, qual é a probabilidade da equipe ficar insatisfeita com o departamento pessoal? Muito baixa.

Ainda que outros fatores também tenham peso, a pessoa tende a valorizar a certeza de que a empresa não está “passando ela para trás” e de que ela faz parte de um propósito que não envolve crimes. Há diversos exemplos atualmente de empresas que foram pegas “burlando” regras depois que catástrofes aconteceram. Isso tem um impacto gigantesco.

Cultura e clima organizacional

Um benefício não muito óbvio de realizar auditorias é que essa preocupação em manter a retidão diante das leis, por exemplo, acaba se tornando parte da cultura organizacional da empresa. Esse senso de “fazer o que é certo” funciona como um espelho: o RH dá o exemplo e os colaboradores seguem.

Assim, a abertura de canais de comunicação e denúncia, por exemplo, se torna muito mais efetiva. Se a liderança faz questão de manter a transparência, a equipe de trabalho não vai sentir conformidade, caso esteja presenciando algo que está fora dos parâmetros. É como se o clima organizacional fosse afetado pelas iniciativas da auditoria.

Além disso, pessoas tendem a admirar o caráter de quem sabe falar a verdade, admitir erros assumir consequências para correção e ressarcimento de possíveis prejuízos, concorda? Lembre-se de a organização também deve ter uma conduta a zelar. A auditoria, nesse sentido, atua como braço direito da gestão de pessoas.

Conclusão

A auditoria no departamento pessoal é fundamental para manter a saúde da empresa, além de equilibrar as relações trabalhistas, garantindo o respeito aos direitos de todas as partes envolvidas. Assim, o RH deve planejar essas ações e estabelecer metas de transparência, atualizando sempre as constatações e permitindo o livre acesso a essas informações.

Nunca abra mão da especialização da equipe que vai realizar a auditoria, afinal, a conduta da área está toda confiada nas mãos dessas pessoas. É preciso que cada membro do time auditor seja expert no que está analisando, sendo capaz de ver além e indicar soluções melhores.

O fundamental é escolher bem: siga as dicas que apresentamos e dê continuidade à trajetória de sucesso da sua gestão de pessoas, tornando a auditoria uma prática periódica e contando com uma parceria especializada para chegar lá!

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